1.1. El tratamiento de datos significa la recopilación, el registro, la organización, el almacenamiento, la modificación, la divulgación, la consulta, la extracción, el uso, la transmisión, el uso cruzado, la transferencia o la concesión de acceso a terceros, la interconexión, el cierre, la eliminación o la destrucción de datos, o varias de las operaciones mencionadas anteriormente, independientemente de la forma en que se realicen o de los medios utilizados.
1.2. La empresa de corretaje de divisas deberá elaborar una lista y documentación de los medios utilizados para el tratamiento de datos, así como conservar registros del tratamiento de datos. La lista de medios utilizados para el tratamiento de datos deberá incluir el nombre, el tipo y la cantidad de los equipos, así como el nombre de su fabricante; el nombre y el número de licencia del software utilizado, así como el nombre de su fabricante; y la ubicación de la documentación del software utilizado.
1.3. Las personas que participan en el tratamiento de datos solo deberán tratarlos para los fines autorizados, en las condiciones establecidas y de acuerdo con las instrucciones y órdenes recibidas. También deberán mantener la confidencialidad de los datos que conozcan en el desempeño de sus funciones y que no estén destinados al uso público. Esta obligación de confidencialidad seguirá vigente después de que termine la relación laboral o de servicios con la Empresa de FX.
1.4. Se prohíbe el procesamiento no autorizado de datos (incluidos su registro, alteración, eliminación, lectura, copia y transmisión), el traslado no autorizado de registros y cualquier otro uso no autorizado de datos (no previsto entre las funciones oficiales).
1.5. Se implementarán medidas de seguridad adecuadas, incluido el cifrado de datos cuando sea necesario, durante la transmisión de datos mediante equipos de comunicación de datos o el transporte de registros.
1.6. A cada usuario de la base de datos se le proporcionarán medios personales de autenticación que le permitan utilizarla. La contraseña de acceso a las bases de datos electrónicas deberá cambiarse al menos una vez por trimestre. Se prohíbe utilizar cualquier medio de introducción automática de contraseñas. Los usuarios del sistema de procesamiento de datos no deberán tener acceso a datos que no sean necesarios para el procesamiento autorizado de datos ni para el cumplimiento de las funciones de cada usuario.
1.7. La Empresa de corretaje de divisas deberá implementar medidas adecuadas y suficientes para garantizar que cada operación de tratamiento de datos deje un rastro que permita identificar posteriormente a la persona que la realizó, así como la naturaleza y la hora de la operación y cualquier otro dato relevante. Esto incluye cuándo, quién y qué datos registró, modificó o eliminó, o cuándo, quién y a qué datos del sistema de tratamiento de datos accedió, así como información sobre cualquier transmisión de datos. Cuando se modifiquen datos o documentos, deberá ser posible restablecer su contenido anterior a las modificaciones.
1.8. El gerente o empleado de la Empresa de corretaje de divisas deberá basarse en expectativas justificadas de que los datos enviados son correctos. El gerente o empleado de la Empresa de inversión deberá verificar periódicamente la exactitud de los datos de la(s) base(s) de datos solicitando a la persona que los envió que los revise y, si es necesario, realice las correcciones pertinentes o confirme su exactitud.
1.9. Cualquier dato incompleto o incorrecto del que tenga conocimiento el gerente o un empleado de la Firma de Inversión deberá cerrarse, y se tomarán de inmediato las medidas necesarias para completar y corregir los datos en cuestión. A solicitud del titular de los datos, el gerente o un empleado de la Firma de Inversión corregirá en la base de datos cualquier dato incorrecto sobre dicho titular, siempre que este notifique al gerente o al empleado de la Firma de Inversión la inexactitud de los datos y presente los datos correctos; los datos incorrectos se conservarán junto con los correctos y una nota que indique durante qué período se utilizaron los datos incorrectos.
1.10. Si se cuestiona la exactitud de los datos, los datos en cuestión quedarán bloqueados hasta que se confirme su exactitud o se determine cuáles son correctos. Se notificará oportunamente a los terceros que hayan proporcionado o recibido los datos sobre cualquier corrección realizada, siempre que sea técnicamente viable y no implique gastos desproporcionados.
1.11. Las decisiones automatizadas del sistema de tratamiento de datos, sin la participación del titular de los datos, solo estarán permitidas en las condiciones y conforme a los procedimientos establecidos por la ley.
2.1. El titular de los datos tendrá derecho a retirar en cualquier momento su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales. En tal caso, la Empresa de Inversión dejará de tratar los datos en la medida correspondiente.
2.2. Toda persona tiene derecho a acceder a los datos que le conciernen y que se recopilan en bases de datos, salvo que la ley restrinja este derecho. El gerente ejecutivo de la Firma de FX decidirá si concede o deniega las autorizaciones para acceder a los datos y emitir copias de estos.
2.3. A solicitud del titular de los datos, la empresa de FX deberá informarle qué datos sobre él constan en la base de datos, así como las fuentes de dichos datos, la finalidad de su tratamiento y cualquier tercero o categoría de terceros que haya recibido autorización para transmitirlos. También deberá comunicarle cualquier otro hecho que el propietario (responsable del tratamiento) de la base de datos esté obligado a notificarle, salvo que la ley restrinja el derecho del titular de los datos a recibir información. Si es posible, los datos se facilitarán por el medio solicitado por el titular en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción de la solicitud correspondiente.
2.4. En los casos previstos por la ley, los datos se divulgarán a terceros que tengan el derecho legal de solicitarlos y recibirlos. En los demás casos, los datos solo se divulgarán a terceros si el titular de los datos ha otorgado el consentimiento correspondiente.
2.5. Las personas autorizadas podrán revisar, en las instalaciones de la Empresa de Inversión, los documentos relativos a la creación de bases de datos y cualquier otro documento relacionado con dichas bases de datos.
3.1. La Firma de Inversión puede recopilar en bases de datos cualquier dato disponible públicamente o que los titulares de los datos proporcionen voluntariamente. Solo se podrá solicitar a los clientes los datos necesarios para prestarles el servicio y/o ejecutar las operaciones que soliciten.
3.2. La Firma de corretaje de divisas recopilará y tratará los datos de los clientes únicamente en la medida necesaria para alcanzar los objetivos especificados (la prestación de servicios) y de una manera adecuada para ese fin. Los datos innecesarios se eliminarán o destruirán de inmediato. El uso de los datos de cualquier otra manera que la acordada previamente solo se permite con el consentimiento correspondiente del titular de los datos o en las condiciones establecidas por la ley.
3.3. Los directivos y empleados de la empresa de FX deberán registrar y conservar los datos y documentos relacionados con la prestación de servicios, incluidos:
a) documentos que especifican los derechos y obligaciones de la empresa de corretaje de divisas y los clientes, o las condiciones en que dicha empresa presta servicios a los clientes;
b) los detalles de los servicios prestados y las operaciones, así como cualquier comunicación entre los clientes y la empresa de FX, en la medida en que permitan obtener una visión general de las acciones de la empresa de FX al prestar sus servicios.
3.4. Los directivos y empleados de la empresa de corretaje de divisas deberán registrar y conservar la información sobre las decisiones relativas a las actividades y la gestión de la empresa, así como sus normas internas de procedimiento.
3.5. Una persona designada por el Consejo de Administración de la empresa de corretaje de divisas deberá llevar un registro de los documentos y organizar su conservación y archivo conforme a las condiciones y los procedimientos establecidos por la ley y las normas internas (incluidos los períodos de conservación).
3.6. La Empresa de corretaje de divisas conservará los datos durante al menos cinco años, salvo que la ley, las disposiciones de la Autoridad de Servicios Financieros, las normas internas de la Empresa de divisas o las decisiones de sus órganos directivos establezcan otros plazos para conservar los datos o documentos.
3.7. Los acuerdos con los clientes o las condiciones de prestación de servicios de la empresa de corretaje de divisas a los clientes deberán conservarse, como mínimo, mientras se mantenga la relación contractual o cualquier otra relación jurídica vinculada a la prestación de servicios de trading o servicios auxiliares de trading al cliente, salvo que la ley establezca un plazo mayor.
