1.1. Pemrosesan data berarti pengumpulan, pencatatan, pengaturan, penyimpanan, perubahan, pengungkapan, konsultasi, ekstraksi, penggunaan, transmisi, penggunaan silang, pemindahan atau pemberian akses kepada pihak ketiga, pengaitan, penutupan, penghapusan atau pemusnahan data, atau beberapa operasi yang disebutkan di atas, terlepas dari cara operasi tersebut dilakukan atau sarana yang digunakan.
1.2. Perusahaan pialang FX wajib menyusun daftar dan dokumentasi sarana yang digunakan dalam pemrosesan data serta menyimpan catatan pemrosesan data. Daftar sarana yang digunakan dalam pemrosesan data harus mencantumkan nama, jenis, dan jumlah peralatan serta nama produsen peralatan tersebut; nama dan nomor lisensi perangkat lunak yang digunakan serta nama produsen perangkat lunak; dan lokasi dokumentasi perangkat lunak yang digunakan.
1.3. Pihak yang melakukan pemrosesan data hanya boleh memproses data untuk tujuan yang telah diotorisasi, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan serta instruksi dan perintah yang diterima. Mereka wajib menjaga kerahasiaan data yang diketahui selama menjalankan tugas dan tidak dimaksudkan untuk digunakan oleh publik. Kewajiban menjaga kerahasiaan tersebut tetap berlaku setelah hubungan kerja atau hubungan pemberian jasa dengan Perusahaan FX berakhir.
1.4. Pemrosesan data tanpa izin (termasuk pencatatan, perubahan, penghapusan, pembacaan, penyalinan, (pengiriman), pemindahan catatan tanpa izin, dan penggunaan data lainnya tanpa izin (yang tidak diwajibkan oleh tugas resmi)) dilarang.
1.5. Langkah-langkah keamanan yang memadai, termasuk enkripsi data jika diperlukan, wajib diterapkan saat data dikirim melalui peralatan komunikasi data atau saat catatan diangkut.
1.6. Setiap pengguna basis data harus diberikan sarana autentikasi pribadi yang memungkinkan mereka menggunakan basis data. Kata sandi akses untuk basis data elektronik wajib diubah setidaknya sekali setiap tiga bulan. Penggunaan sarana apa pun untuk memasukkan kata sandi secara otomatis dilarang. Pengguna sistem pemrosesan data tidak boleh mengakses data yang tidak diperlukan untuk pemrosesan data yang diizinkan dan pelaksanaan tugas pengguna tersebut.
1.7. Perusahaan Pialang Valuta Asing wajib menerapkan langkah-langkah yang memadai dan cukup untuk memastikan bahwa setiap kegiatan pemrosesan data meninggalkan jejak. Jejak tersebut nantinya harus memungkinkan identifikasi orang yang melakukan kegiatan tersebut, sifat dan waktu kegiatan, serta fakta relevan lainnya, termasuk kapan, oleh siapa, dan data apa yang dicatat, diubah, atau dihapus, atau kapan, oleh siapa, dan data apa yang diakses dalam sistem pemrosesan data, serta informasi mengenai setiap transmisi data. Setiap kali data atau dokumen diubah, harus tersedia cara untuk memulihkan isi data sebelum perubahan dilakukan.
1.8. Pengurus atau karyawan Perusahaan Pialang Valuta Asing harus berpegang pada ekspektasi yang beralasan bahwa data yang disampaikan sudah benar. Pengurus atau karyawan Perusahaan Investasi harus memverifikasi keakuratan data dalam basis data secara berkala dengan meminta orang yang menyampaikan data untuk memeriksa data tersebut dan, jika perlu, melakukan koreksi atau mengonfirmasi keakuratannya.
1.9. Setiap data yang tidak lengkap atau tidak benar dan diketahui oleh pengurus atau karyawan Perusahaan Investasi harus ditutup, dan tindakan yang diperlukan harus segera diambil untuk melengkapi dan memperbaiki data tersebut. Atas permintaan subjek data, pengurus atau karyawan Perusahaan Investasi harus memperbaiki data yang tidak benar mengenai subjek data dalam basis data apabila subjek data memberi tahu pengurus atau karyawan Perusahaan Investasi bahwa data mengenai dirinya tidak akurat dan menyampaikan data yang benar. Data yang tidak benar harus disimpan bersama data yang benar, disertai catatan yang menunjukkan periode penggunaan data yang tidak benar tersebut.
1.10. Jika keakuratan data dipersengketakan, data yang dipersoalkan harus dibatasi hingga keakuratannya dikonfirmasi atau data yang benar ditetapkan. Pihak ketiga yang memberikan atau menerima data harus segera diberi tahu tentang setiap perbaikan data yang dilakukan, jika hal tersebut layak secara teknis dan tidak menimbulkan biaya yang tidak proporsional.
1.11. Keputusan otomatis oleh sistem pemrosesan data tanpa keterlibatan subjek data hanya diperbolehkan berdasarkan persyaratan dan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang.
2.1. Subjek data berhak menarik persetujuan atas pemrosesan data pribadi kapan saja. Dalam hal ini, Perusahaan Investasi wajib menghentikan pemrosesan data sejauh persetujuan tersebut ditarik.
2.2. Setiap orang berhak mengakses data tentang dirinya yang dikumpulkan dalam basis data, kecuali jika hak tersebut dibatasi oleh undang-undang. Keputusan untuk memberikan atau menolak otorisasi akses data dan menerbitkan salinan data ditetapkan oleh manajer eksekutif Perusahaan Pialang Valuta Asing.
2.3. Atas permintaan subjek data, Perusahaan Valuta Asing wajib memberi tahu subjek data mengenai data tentang dirinya yang tersedia dalam basis data, sumber data tersebut, tujuan pemrosesan data, serta pihak ketiga atau kategori pihak ketiga yang telah diberi wewenang untuk menerima data, juga fakta lain yang wajib diberitahukan kepada subjek data oleh pemilik (pemroses) basis data, kecuali jika hak subjek data untuk memperoleh informasi dibatasi oleh undang-undang. Jika memungkinkan, data tersebut harus diberikan dengan cara yang diminta oleh subjek data dalam waktu lima hari kerja sejak permintaan terkait diterima.
2.4. Dalam hal yang ditentukan oleh undang-undang, data harus diberikan kepada pihak ketiga yang secara hukum berhak meminta dan menerima data tersebut. Dalam semua hal lainnya, data hanya boleh diberikan kepada pihak ketiga jika subjek data telah memberikan persetujuan terkait.
2.5. Pihak yang berwenang dapat memeriksa secara langsung di Perusahaan Investasi dokumen mengenai pembentukan basis data dan dokumen lain yang berkaitan dengan basis data tersebut.
3.1. Firma Investasi dapat mengumpulkan dalam basis data data apa pun yang tersedia untuk umum atau data apa pun yang secara sukarela disampaikan oleh subjek data. Hanya data yang diperlukan untuk memberikan layanan kepada klien dan/atau melaksanakan operasi yang diminta oleh klien yang dapat diminta dari klien.
3.2. Perusahaan pialang FX wajib mengumpulkan dan memproses data klien sebatas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu (penyediaan layanan) dan dengan cara yang dirancang untuk tujuan tersebut. Data yang tidak diperlukan harus segera dihapus atau dimusnahkan. Penggunaan data dengan cara lain selain yang telah disepakati sebelumnya hanya diperbolehkan dengan persetujuan yang relevan dari subjek data atau berdasarkan ketentuan yang ditetapkan oleh hukum.
3.3. Para pengurus dan karyawan Perusahaan FX wajib mencatat dan menyimpan data serta dokumen yang terkait dengan penyediaan layanan, termasuk:
a) dokumen yang menetapkan hak dan kewajiban Perusahaan Pialang FX dan klien, atau ketentuan penyediaan layanan oleh Perusahaan Pialang FX kepada klien;
b) rincian layanan dan transaksi yang diberikan serta setiap komunikasi antara klien dan Perusahaan FX, sejauh dapat memberikan gambaran umum tentang tindakan Perusahaan FX dalam penyediaan layanan.
3.4. Para manajer dan karyawan Perusahaan Pialang FX wajib mencatat dan menyimpan data mengenai keputusan yang berkaitan dengan kegiatan usaha dan pengelolaan Perusahaan FX, serta menyimpan aturan prosedur internal Perusahaan.
3.5. Seseorang yang ditunjuk oleh Dewan Direksi Perusahaan Pialang FX wajib mencatat dokumen serta mengatur penyimpanan dan pengarsipan dokumen tersebut sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang dan aturan prosedur internal (termasuk jangka waktu penyimpanan).
3.6. Perusahaan Pialang FX wajib menyimpan data selama sekurang-kurangnya lima tahun, kecuali jika jangka waktu lain untuk penyimpanan data atau dokumen ditetapkan oleh undang-undang, ketentuan Otoritas Jasa Keuangan, peraturan internal Perusahaan FX, atau keputusan badan pengelola Perusahaan FX.
3.7. Perjanjian klien dan/atau ketentuan pemberian layanan oleh Perusahaan Pialang FX kepada klien wajib disimpan sekurang-kurangnya selama hubungan kontraktual atau hubungan hukum lainnya yang berkaitan dengan pemberian layanan trading atau layanan tambahan terkait trading kepada klien masih berlangsung, kecuali undang-undang menetapkan jangka waktu yang lebih lama.
