1.1. Xử lý dữ liệu là việc thu thập, ghi chép, sắp xếp, lưu trữ, chỉnh sửa, tiết lộ, tham vấn, trích xuất, sử dụng, truyền tải, sử dụng chéo, chuyển giao hoặc cấp quyền truy cập cho bên thứ ba, liên kết, khóa, xóa hoặc hủy dữ liệu, hoặc thực hiện một số hoạt động nêu trên, bất kể cách thức tiến hành hay phương tiện được sử dụng.
1.2. Công ty môi giới ngoại hối phải lập danh mục và hồ sơ về các phương tiện được sử dụng để xử lý dữ liệu, đồng thời lưu giữ hồ sơ về hoạt động xử lý dữ liệu. Danh mục các phương tiện được sử dụng để xử lý dữ liệu phải bao gồm tên, loại và số lượng thiết bị, tên nhà sản xuất thiết bị; tên và số giấy phép của phần mềm được sử dụng, tên nhà sản xuất phần mềm; và vị trí lưu trữ tài liệu về phần mềm được sử dụng.
1.3. Người tham gia xử lý dữ liệu chỉ được xử lý dữ liệu cho các mục đích đã được cho phép, theo các điều kiện đã được thiết lập và theo các chỉ dẫn, chỉ thị đã nhận; đồng thời phải bảo mật dữ liệu mà họ biết được trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và không nhằm mục đích công khai. Nghĩa vụ bảo mật này vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi quan hệ lao động hoặc quan hệ dịch vụ với Công ty môi giới ngoại hối chấm dứt.
1.4. Việc xử lý dữ liệu trái phép (bao gồm ghi nhận, sửa đổi, xóa, đọc, sao chép, (truyền tải), vận chuyển hồ sơ trái phép và mọi hành vi sử dụng dữ liệu trái phép khác (không được quy định trong nhiệm vụ chính thức)) đều bị nghiêm cấm.
1.5. Các biện pháp bảo mật phù hợp, bao gồm mã hóa dữ liệu nếu cần thiết, phải được áp dụng khi truyền dữ liệu bằng thiết bị truyền thông dữ liệu hoặc khi vận chuyển hồ sơ.
1.6. Mỗi người dùng cơ sở dữ liệu phải được cấp phương tiện xác thực cá nhân để sử dụng cơ sở dữ liệu. Mật khẩu truy cập vào cơ sở dữ liệu điện tử phải được thay đổi ít nhất mỗi quý một lần. Nghiêm cấm sử dụng mọi phương thức tự động nhập mật khẩu. Người dùng hệ thống xử lý dữ liệu không được phép truy cập dữ liệu không cần thiết cho hoạt động xử lý dữ liệu được ủy quyền và việc thực hiện nhiệm vụ của chính người dùng đó.
1.7. Công ty môi giới ngoại hối phải thực hiện các biện pháp đầy đủ và thích hợp để bảo đảm mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều để lại dấu vết, qua đó có thể xác định người thực hiện hoạt động, tính chất và thời điểm thực hiện, cùng mọi thông tin liên quan khác. Các thông tin này bao gồm thời điểm, người thực hiện và dữ liệu được ghi nhận, sửa đổi hoặc xóa; thời điểm, người truy cập và dữ liệu được truy cập trong hệ thống xử lý dữ liệu; cũng như thông tin về mọi lần truyền dữ liệu. Khi dữ liệu hoặc tài liệu được sửa đổi, phải có khả năng khôi phục nội dung dữ liệu trước khi sửa đổi.
1.8. Người quản lý hoặc nhân viên của Công ty môi giới ngoại hối được quyền dựa trên những kỳ vọng có căn cứ rằng dữ liệu được gửi là chính xác. Người quản lý hoặc nhân viên của Công ty Đầu tư phải định kỳ kiểm tra tính chính xác của dữ liệu trong (các) cơ sở dữ liệu bằng cách yêu cầu người gửi dữ liệu kiểm tra dữ liệu và, nếu cần, chỉnh sửa hoặc xác nhận tính chính xác của dữ liệu.
1.9. Mọi dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác mà người quản lý hoặc nhân viên của Công ty Đầu tư biết phải được khóa. Các biện pháp cần thiết để bổ sung và chỉnh sửa dữ liệu đó phải được thực hiện kịp thời. Theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu, người quản lý hoặc nhân viên của Công ty Đầu tư phải chỉnh sửa mọi dữ liệu không chính xác về chủ thể dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, nếu chủ thể dữ liệu thông báo cho người quản lý hoặc nhân viên của Công ty Đầu tư về sự không chính xác của dữ liệu liên quan đến mình và cung cấp dữ liệu chính xác. Dữ liệu không chính xác phải được lưu cùng với dữ liệu chính xác, kèm theo ghi chú nêu rõ khoảng thời gian dữ liệu không chính xác được sử dụng.
1.10. Nếu tính chính xác của dữ liệu bị tranh chấp, dữ liệu liên quan phải được khóa cho đến khi xác nhận được tính chính xác hoặc xác định được dữ liệu chính xác. Các bên thứ ba đã cung cấp hoặc nhận dữ liệu phải được thông báo kịp thời về mọi chỉnh sửa đối với dữ liệu, nếu việc này khả thi về mặt kỹ thuật và không phát sinh chi phí quá mức.
1.11. Các quyết định tự động của hệ thống xử lý dữ liệu, không có sự tham gia của chủ thể dữ liệu, chỉ được phép thực hiện theo các điều kiện và trình tự do pháp luật quy định.
2.1. Chủ thể dữ liệu có quyền rút lại bất cứ lúc nào sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân. Trong trường hợp đó, Công ty Đầu tư sẽ ngừng xử lý dữ liệu trong phạm vi tương ứng.
2.2. Mọi cá nhân có quyền truy cập dữ liệu liên quan đến mình được thu thập trong các cơ sở dữ liệu, trừ khi quyền này bị pháp luật hạn chế. Giám đốc điều hành của Công ty môi giới ngoại hối sẽ quyết định việc cấp hoặc từ chối quyền truy cập dữ liệu và cấp bản sao dữ liệu.
2.3. Theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu, Công ty môi giới ngoại hối phải thông báo cho chủ thể dữ liệu về dữ liệu liên quan đến họ hiện có trong cơ sở dữ liệu, nguồn dữ liệu đó, mục đích xử lý dữ liệu, mọi bên thứ ba hoặc nhóm bên thứ ba được cấp quyền truyền dữ liệu, cũng như mọi thông tin khác mà chủ sở hữu (bên xử lý) cơ sở dữ liệu có nghĩa vụ thông báo cho chủ thể dữ liệu, trừ khi pháp luật hạn chế quyền nhận thông tin của chủ thể dữ liệu. Nếu có thể, dữ liệu phải được cung cấp theo phương thức chủ thể dữ liệu yêu cầu trong vòng năm ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu tương ứng.
2.4. Trong các trường hợp được pháp luật quy định, dữ liệu sẽ được cung cấp cho bên thứ ba có quyền theo luật định yêu cầu và nhận dữ liệu đó. Trong mọi trường hợp khác, dữ liệu chỉ được cung cấp cho bên thứ ba nếu chủ thể dữ liệu đã đồng ý.
2.5. Người được ủy quyền có thể kiểm tra tại trụ sở Công ty Đầu tư các tài liệu về việc thiết lập cơ sở dữ liệu và mọi tài liệu khác liên quan đến cơ sở dữ liệu.
3.1. Công ty Đầu tư có thể thu thập trong các cơ sở dữ liệu mọi dữ liệu được công khai hoặc dữ liệu do chủ thể dữ liệu tự nguyện cung cấp. Chỉ được yêu cầu Quý khách cung cấp dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ cho Quý khách và/hoặc thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của Quý khách.
3.2. Công ty môi giới ngoại hối sẽ thu thập và xử lý dữ liệu của khách hàng trong phạm vi cần thiết để đạt được các mục tiêu đã xác định (cung cấp dịch vụ) và theo cách thức phù hợp với mục đích cụ thể đó. Dữ liệu không cần thiết sẽ được xóa hoặc hủy ngay lập tức. Việc sử dụng dữ liệu theo bất kỳ cách nào khác với cách đã thỏa thuận trước đó chỉ được phép khi có sự đồng ý tương ứng của chủ thể dữ liệu hoặc theo các điều kiện do pháp luật quy định.
3.3. Người quản lý và nhân viên của Công ty môi giới ngoại hối có trách nhiệm ghi nhận và lưu giữ dữ liệu, tài liệu liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm:
a) tài liệu quy định quyền và nghĩa vụ của Công ty môi giới ngoại hối và khách hàng, hoặc các điều kiện để Công ty môi giới ngoại hối cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
b) thông tin chi tiết về các dịch vụ và giao dịch đã cung cấp, cũng như mọi trao đổi giữa khách hàng và Công ty môi giới ngoại hối, ở mức độ đủ để khái quát các hoạt động của Công ty môi giới ngoại hối trong quá trình cung cấp dịch vụ.
3.4. Các nhà quản lý và nhân viên của Công ty môi giới ngoại hối phải ghi nhận và lưu giữ dữ liệu về các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh và quản lý của Công ty, đồng thời lưu giữ các quy tắc quy trình nội bộ của Công ty.
3.5. Người do Hội đồng quản trị của Công ty môi giới ngoại hối bổ nhiệm có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu và tổ chức việc lưu giữ, lưu trữ các tài liệu đó theo các điều kiện và quy trình được pháp luật và quy định nội bộ của Công ty quy định (bao gồm cả thời hạn lưu giữ).
3.6. Công ty môi giới ngoại hối phải lưu giữ dữ liệu trong ít nhất năm năm, trừ khi pháp luật, các văn bản của Cơ quan Dịch vụ Tài chính, quy định nội bộ của Công ty ngoại hối hoặc quyết định của các cơ quan quản lý của Công ty ngoại hối quy định thời hạn lưu giữ dữ liệu hoặc tài liệu khác.
3.7. Thỏa thuận với khách hàng và/hoặc các điều kiện cung cấp dịch vụ của Công ty môi giới ngoại hối cho khách hàng phải được lưu giữ ít nhất trong suốt thời gian quan hệ hợp đồng hoặc quan hệ pháp lý khác liên quan đến việc cung cấp dịch vụ giao dịch hoặc dịch vụ phụ trợ cho hoạt động giao dịch cho khách hàng còn hiệu lực, trừ khi pháp luật quy định thời hạn dài hơn.
