अनुपालन और मनी लॉन्ड्रिंग व आतंकवादी वित्तपोषण-रोधी अनुपालन के दोनों कार्य AML अनुपालन अधिकारी (MLRO) करते हैं। AML अनुपालन अधिकारी जिन गतिविधियों और सेवाओं की निगरानी करते हैं, उनसे स्वतंत्र रूप से अपने कार्य करते हैं। AML अनुपालन अधिकारी सीधे निदेशक मंडल को रिपोर्ट करते हैं।
कंप्लायंस फ़ंक्शन की ज़िम्मेदारियां निम्नलिखित हैं:
AML अनुपालन अधिकारी को निम्नलिखित अधिकार प्राप्त हैं:
AML अनुपालन अधिकारी के कर्तव्य:
AML अनुपालन अधिकारी को ट्रेड ब्लॉटर, अकाउंट स्टेटमेंट, अपवाद रिपोर्ट या अन्य रिपोर्ट और दस्तावेज़ों की समीक्षा करके, संदिग्ध गतिविधि के संकेतों के लिए फ़र्म और उसके ग्राहकों की गतिविधियों पर लगातार नज़र रखनी होगी। इस समीक्षा का उद्देश्य मनी लॉन्ड्रिंग के संकेतों की पहचान करना है।
AML अनुपालन अधिकारी सभी नियामक मनी लॉन्ड्रिंग जांचों में सहयोग करने और संघीय, राज्य तथा स्व-नियामक संगठनों को मांगे गए सभी दस्तावेज़ और जानकारी उपलब्ध कराने के लिए ज़िम्मेदार होगा।
संदिग्ध गतिविधि की रिपोर्ट प्राप्त करें
AML अनुपालन अधिकारी को संदिग्ध गतिविधि या AML कार्यक्रम के संभावित उल्लंघनों के बारे में कर्मचारियों की सभी रिपोर्टें प्राप्त होंगी। AML अनुपालन अधिकारी विभागों के पर्यवेक्षकों या किसी भी कर्मचारी से सीधे ऐसी सभी रिपोर्टें गोपनीय रूप से स्वीकार करेंगे।
AML अनुपालन अधिकारी संदिग्ध व्यवहार की रिपोर्ट किए गए प्रत्येक मामले की व्यापक जाँच करेंगे। जाँच की प्रक्रिया और उसके परिणामस्वरूप एकत्र किया गया कोई भी डेटा, साथ ही जाँच पर AML अनुपालन अधिकारी का अंतिम निर्णय, दस्तावेज़ित किया जाएगा।
कंपनी यह सुनिश्चित करने के लिए सभी उचित उपाय करेगी कि खातों का उपयोग आपराधिक गतिविधि के परिणामस्वरूप प्राप्त संपत्तियों को रखने, किसी आपराधिक गतिविधि को अंजाम देने में सहायता करने या धन शोधन (निवारण) अधिनियम और विनियमों के विपरीत किसी भी उद्देश्य के लिए न किया जाए। धन शोधन के जोखिम को कम करने के लिए कंपनी नकद जमा स्वीकार नहीं करेगी।
2.2.1 जोखिम-आधारित दृष्टिकोण का कार्यान्वयन
कंपनी जोखिम-आधारित दृष्टिकोण अपनाते हुए उपयुक्त उपाय और प्रक्रियाएं लागू करेगी, ताकि अपने प्रयास उन क्षेत्रों पर केंद्रित कर सके जहां धन शोधन & आतंकवादी वित्तपोषण का जोखिम अधिक प्रतीत होता है। जोखिम-आधारित दृष्टिकोण में निम्नलिखित शामिल होंगे:
(a) यह समझें कि धन शोधन या आतंकवादी वित्तपोषण का खतरा ग्राहकों, देशों, सेवाओं और वित्तीय साधनों के अनुसार अलग-अलग होता है;
(b) निदेशक मंडल को कंपनी के ग्राहकों के बीच उनके विशिष्ट व्यवसाय के जोखिम के अनुरूप अंतर करने की अनुमति देना;
(c) निदेशक मंडल को विशेष परिस्थितियों और विशेषताओं के अनुसार नीतियाँ, प्रक्रियाएँ और नियंत्रण तैयार करते समय अपना दृष्टिकोण अपनाने की अनुमति देना;
(d) अधिक लागत-कुशल प्रणाली तैयार करने में मदद करना; और
(e) कंपनी द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के उपयोग के माध्यम से मनी लॉन्ड्रिंग या आतंकवादी वित्तपोषण होने की संभावना के जवाब में, कंपनी के प्रयासों और कार्रवाइयों को प्राथमिकता देने को बढ़ावा देना।
2.2.2 व्यावसायिक संबंध स्थापित करने का दायित्व
कंपनी संबंधित वित्तीय कारोबार के दौरान कोई एकमुश्त लेन-देन नहीं कर सकती या व्यावसायिक संबंध स्थापित नहीं कर सकती, जब तक कि:
(i) इसके पास मनी लॉन्ड्रिंग से निपटने की प्रक्रियाएँ लागू हैं, यानी:
(ii) यह अपने कर्मचारियों को वैधानिक दायित्वों और कंपनी की प्रक्रियाओं से अवगत कराता है; और
(iii) यह प्रशिक्षण प्रक्रियाओं को बनाए रखता है।
इन उद्देश्यों के लिए, एकबारगी लेन-देन ऐसा लेन-देन है जो किसी स्थापित व्यावसायिक संबंध के दौरान किए गए लेन-देन के अलावा हो।
कंपनी स्पष्ट रूप से काल्पनिक नाम या पते इस्तेमाल करने वाले व्यक्तियों के साथ कारोबार नहीं करेगी और गुमनाम खाते नहीं रखेगी।
मीडिया से अनुरोध – मीडिया या किसी अन्य स्रोत से बयान या जानकारी के लिए आने वाले किसी भी अनुरोध को संभालने के लिए MLRO को भेजा जाना चाहिए।
2.2.3 पहचान प्रक्रिया
कंपनी को यह सुनिश्चित करना होगा कि पहला संपर्क होने के बाद यथाशीघ्र, और किसी भी स्थिति में किसी तीसरे पक्ष को धनराशि ट्रांसफ़र करने या भुगतान करने से पहले, ग्राहक या प्रतिपक्ष (आवेदक) की पहचान का संतोषजनक प्रमाण प्रस्तुत किया जाए या ऐसे अन्य उपाय किए जाएँ जिनसे संतोषजनक प्रमाण प्राप्त हो सके। यदि कोई ग्राहक किसी अन्य की ओर से कार्य करता हुआ प्रतीत होता है, तो पहचान संबंधी दायित्वों में उस तीसरे पक्ष की पहचान के पर्याप्त प्रमाण प्राप्त करना भी शामिल होगा। यदि संतोषजनक प्रमाण नहीं दिया जाता है, तो फ़र्म आगे कोई कारोबार नहीं करेगी और ग्राहक के साथ हुई किसी भी सहमति को समाप्त कर देगी। मनी लॉन्ड्रिंग की जानकारी मिलने या उसका संदेह होने पर, इन प्रक्रियाओं के अनुसार बिना देरी के MLRO को इसकी रिपोर्ट की जाएगी।
पहचान के तरीके
कंपनी यह सुनिश्चित करेगी कि वह किसी वास्तविक व्यक्ति या कानूनी इकाई के साथ व्यवहार कर रही है, और यह स्थापित करने के लिए पर्याप्त साक्ष्य प्राप्त करेगी कि आवेदक वही व्यक्ति या संगठन है। यदि किसी आवेदक की पहचान करने या उसकी पहचान की पुष्टि करने के लिए किसी तीसरे पक्ष पर भरोसा किया जाता है, तो प्राप्त प्रक्रियाओं और साक्ष्यों की संतोषजनकता सुनिश्चित करने की समग्र कानूनी ज़िम्मेदारी कंपनी की होगी।
चूँकि पहचान के किसी एक दस्तावेज़ के पूरी तरह असली होने या सही पहचान दर्शाने की गारंटी नहीं दी जा सकती, इसलिए पहचान की प्रक्रिया कई स्रोतों पर आधारित होनी चाहिए। अतः नाम और स्थायी पते, दोनों की पुष्टि के लिए किसी एक दस्तावेज़ या डेटा स्रोत का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। इसका अपवाद कई अन्य विश्वसनीय डेटा स्रोतों से तैयार किया गया डेटाबेस है।
कंपनी अपने ग्राहकों और लाभकारी स्वामियों की पहचान स्थापित करने के लिए लागू धन शोधन (निवारण) अधिनियम और विनियमों के अनुसार सभी आवश्यक उपाय करेगी। बिना किसी अपवाद के, हर संभावित नए ग्राहक का परिचय किसी मौजूदा ग्राहक द्वारा कराया जाना चाहिए और/या उसका कंपनी के साथ पहले से संबंध होना चाहिए।
नीचे उपयुक्त दस्तावेज़ी साक्ष्यों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए सावधानी बरतें कि प्रस्तुत किए गए दस्तावेज़ मूल हों या किसी वकील, पब्लिक नोटरी या अधिकृत वित्तीय मध्यस्थ द्वारा प्रमाणित सही प्रतियां हों। सभी दस्तावेज़ विश्वसनीय स्रोत से होने चाहिए, जहां उनमें संशोधन करना या उन्हें अवैध रूप से प्राप्त करना कठिन हो। सभी पहचान दस्तावेज़ों की फ़ोटोकॉपी कंपनी के परिसर में और/या किसी कार्यकारी निदेशक, MLRO और/या कंपनी द्वारा नामित व्यक्ति की उपस्थिति में ली जानी चाहिए।
उचित जाँच-पड़ताल
निम्नलिखित श्रेणियों से संबंधित जानकारी एकत्र करना और दर्ज करना आवश्यक है:
व्यक्तिगत ग्राहक
कंपनी की संतुष्टि के लिए पहचान की पुष्टि आधिकारिक पहचान दस्तावेज़ों या परिस्थितियों के अनुसार उपयुक्त अन्य साक्ष्यों के आधार पर की जाएगी। इनमें बिना किसी सीमा के निम्नलिखित शामिल हैं: पूरा नाम; जन्मतिथि और जन्मस्थान; राष्ट्रीयता; वैवाहिक स्थिति; विवाहित होने पर पत्नी/पति का नाम; माता-पिता के नाम; फ़ोन नंबर और शहर के कोड सहित पूरा पता; टेलीफ़ोन और ईमेल; हस्ताक्षर; पेशा; आय और उसकी वित्तीय स्थिति की जानकारी। खाता खोलते समय पहचान दस्तावेज़ वैध होने चाहिए।
कंपनी को आवेदक के स्थायी आवासीय पते का अलग से प्रमाण भी प्राप्त करना होगा। यह उपलब्ध सर्वोत्तम स्रोत से होना चाहिए। पते की पुष्टि के लिए निम्नलिखित में से एक या अधिक कदम उठाने की सिफ़ारिश की जाती है:
ऐसे पहचान दस्तावेज़ स्वीकार्य नहीं हैं जिन पर फ़ोटो या हस्ताक्षर न हों और जो आसानी से प्राप्त किए जा सकते हों (जैसे जन्म प्रमाणपत्र और ड्राइविंग लाइसेंस), यदि उन्हें पहचान के एकमात्र साधन के रूप में इस्तेमाल किया जाए।
कॉर्पोरेट ग्राहक
अगर आवेदक कंपनी किसी मान्यता प्राप्त या अनुमोदित स्टॉक एक्सचेंज में सूचीबद्ध है, या स्वतंत्र साक्ष्य से पता चलता है कि आवेदक उस कंपनी की पूर्ण स्वामित्व वाली सहायक कंपनी है या उसके नियंत्रण में आने वाली सहायक कंपनी है, तो आम तौर पर नियमित व्यावसायिक जाँच और उचित सावधानी से आगे पहचान सत्यापित करने के लिए कोई अतिरिक्त कदम उठाने की आवश्यकता नहीं होगी।
अगर आवेदक एक गैर-सूचीबद्ध कंपनी है और उसके किसी भी प्रमुख निदेशक या शेयरधारक का पहले से हमारे पास अकाउंट नहीं है, तो आधिकारिक या मान्यता प्राप्त स्वतंत्र स्रोत से निम्नलिखित दस्तावेज़ प्राप्त किए जाएंगे:
व्यवसाय का विवरण और प्रकृति, जिसमें शामिल हैं:
कंपनी, जहां तक व्यावहारिक हो, सदस्यों का रजिस्टर या कंपनी में नियंत्रक हिस्सेदारी रखने वाले शेयरधारकों के नाम और पते की सूची प्राप्त करेगी। जहां आवश्यक हो, कंपनी उन कॉर्पोरेट शेयरधारकों के लाभकारी स्वामियों के बारे में व्यक्तिगत ग्राहक के लिए आवश्यक विवरण भी प्राप्त करेगी, जिनके पास कंपनी के जारी किए गए शेयरों का दस प्रतिशत (10%) या उससे अधिक हिस्सा होना दर्शाया गया है।
ट्रस्ट
यदि ग्राहक ट्रस्टी है, तो कंपनी ग्राहक द्वारा दी गई जानकारी और दस्तावेज़ों के आधार पर ट्रस्ट की संरचना को पर्याप्त रूप से समझेगी। इससे कंपनी यह निर्धारित कर सकेगी कि धन कौन उपलब्ध कराता है (उदाहरण के लिए, सेटलर), धन पर नियंत्रण किसका है (उदाहरण के लिए, ट्रस्टी) और किन व्यक्तियों या संस्थाओं के पास ट्रस्टी को हटाने का अधिकार है। ट्रस्टी को ग्राहक की पहचान सत्यापित करने की प्रक्रियाओं के अनुसार सेटलर या ट्रस्ट में संपत्ति जोड़ने वाले किसी भी व्यक्ति की पहचान सत्यापित करनी होगी। ट्रस्टी को ट्रस्ट के उद्देश्य और प्रकृति तथा उसमें रखे गए धन के स्रोत की पहचान भी करनी होगी। कंपनी आगे की उचित जाँच की आवश्यकता पर विवेकपूर्ण निर्णय लेगी।
लाभकारी मालिक
निम्नलिखित सिद्धांतों के अनुसार पहचाने गए सभी मुख्य मालिकों की समुचित जाँच की जानी चाहिए:
प्राकृतिक व्यक्ति: यदि आवेदक एक व्यक्ति है, तो कंपनी को क्लाइंट द्वारा दी गई जानकारी और दस्तावेज़ों के आधार पर स्पष्ट रूप से यह निर्धारित करना होगा कि क्लाइंट अपनी ओर से काम कर रहा है या नहीं।
कानूनी संस्थाएं: यदि ग्राहक कोई कंपनी है, जैसे कि निजी निवेश कंपनी, तो कंपनी को ग्राहक द्वारा दी गई जानकारी और दस्तावेज़ों के आधार पर कंपनी की संरचना को इतनी अच्छी तरह समझना होगा कि वह धन के स्रोत, शेयरों के मुख्य स्वामी और धन पर नियंत्रण रखने वालों की पहचान कर सके। इनमें, उदाहरण के लिए, निदेशक और वे लोग शामिल हैं जिन्हें कंपनी के निदेशकों को निर्देश देने का अधिकार है। अन्य शेयरधारकों के मामले में, कंपनी आगे की उचित जांच की आवश्यकता के बारे में यथोचित निर्णय लेगी। यह सिद्धांत इस बात पर निर्भर नहीं करता कि शेयर पूंजी पंजीकृत रूप में है या धारक के नाम पर।
2.2.4 उच्च जोखिम वाले देश
कंपनी उन देशों में रहने वाले ग्राहकों और लाभकारी मालिकों, तथा उन देशों से प्राप्त फ़ंड की कड़ी जांच करेगी जिन्हें विश्वसनीय स्रोतों ने मनी लॉन्ड्रिंग-रोधी मानकों में कमी वाला या अपराध और भ्रष्टाचार के लिहाज़ से उच्च जोखिम वाला बताया है। कंपनी ऐसे देशों में स्थित ग्राहकों या लाभकारी मालिकों द्वारा किए गए लेन-देन पर अधिक सख्त मानक लागू करेगी।
ऑफशोर क्षेत्राधिकार
ऑफ़शोर क्षेत्रों में पंजीकृत संस्थाओं से जुड़े जोखिमों को इन दिशानिर्देशों में बताई गई उचित जांच-पड़ताल प्रक्रियाओं के तहत कवर किया जाता है। हालांकि, कंपनी ऐसे क्षेत्रों में मुख्यालय वाले ग्राहकों या लाभकारी मालिकों द्वारा किए गए लेन-देन पर अधिक सख्त मानक लागू करेगी।
ज़्यादा जोखिम वाली गतिविधियाँ
जिन ग्राहकों और लाभकारी स्वामियों की संपत्ति का स्रोत ऐसी गतिविधियाँ हैं जिनमें मनी लॉन्ड्रिंग का जोखिम अधिक माना जाता है, उनकी अधिक कड़ी जाँच की जाएगी।
सरकारी अधिकारी
जिन व्यक्तियों के पास सार्वजनिक विश्वास का पद है या पहले रहा है, जैसे सरकारी अधिकारी, सरकारी निगमों के वरिष्ठ अधिकारी, राजनेता, राजनीतिक दलों के अधिकारी आदि, साथ ही उनके परिवार के सदस्यों और करीबी सहयोगियों की कड़ी जाँच की जाएगी।
2.2.5 सत्यापन की ज़िम्मेदारी
किसी नए ग्राहक को स्वीकार करते समय हर नए आवेदक की पहचान सत्यापित करना MLRO की ज़िम्मेदारी है। आवेदक को ग्राहक अनुबंध भेजने से पहले सत्यापन प्रक्रिया पूरी की जानी चाहिए और आवेदक की पहचान के संतोषजनक प्रमाण प्राप्त किए जाने चाहिए। अपवादस्वरूप परिस्थितियों में यह आवश्यक नहीं होगा, जैसा कि Compliance Officer द्वारा लिखित रूप में निर्धारित किया गया हो।
2.2.6 सत्यापन प्रक्रियाएँ
कंपनी की Client Identification Questionnaire में संबंधित जानकारी दर्ज करके सत्यापन प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण किया जाना चाहिए।
अगर यह स्पष्ट न हो कि आवेदक की पहचान सत्यापित करने के लिए कौन-सी जानकारी लेनी चाहिए, तो कर्मचारियों को किसी भी लेन-देन की शुरुआत से पहले और बिना देरी किए मार्गदर्शन के लिए MLRO से संपर्क करना होगा।
2.2.7 AML अनुपालन अधिकारी की मंज़ूरी
पूरा हो जाने के बाद, क्लाइंट पहचान प्रश्नावली को कंपनी के कर्मचारी या उसके द्वारा नामित व्यक्ति को भरकर उस पर हस्ताक्षर करने होंगे। इसके बाद इसे रिकॉर्ड रखने के लिए अनुपालन अधिकारी को सौंपना होगा। प्रत्येक आवेदक के लिए अनुपालन अधिकारी को भी फ़ॉर्म पर प्रति-हस्ताक्षर करने होंगे। आवेदक के साथ कारोबार शुरू करने से पहले कौन-सी अतिरिक्त जानकारी, दस्तावेज़ों सहित, आवश्यक है—यह तय करने की ज़िम्मेदारी भी अनुपालन अधिकारी की होगी।
2.2.8 रिकॉर्ड रखने की प्रक्रियाएँ
कंपनी को लेनदेन पूरा होने की तारीख से कम-से-कम 5 साल तक सभी रिकॉर्ड सुरक्षित रखने होंगे। इनमें प्रतिपक्ष की पहचान की पुष्टि करने वाले रिकॉर्ड और उस क्लाइंट के साथ या उसकी ओर से किए गए लेनदेन का रिकॉर्ड शामिल होना चाहिए।
2.2.9 निगरानी और समय-समय पर समीक्षा
कंपनी यह तय करने के लिए उचित और व्यावहारिक निर्णय लेगी कि मौजूदा ग्राहकों के संबंध में उचित जाँच-पड़ताल के और कौन-से कदम, यदि कोई हों, उठाने की ज़रूरत है। कंपनी ग्राहक अकाउंट की गतिविधि की समय-समय पर समीक्षा के लिए निम्नलिखित व्यवस्था भी लागू करेगी:
मनी लॉन्ड्रिंग से जुड़े लेन-देन संभालने वाले या उन्हें संभालने की प्रबंधकीय ज़िम्मेदारी रखने वाले कर्मचारियों को निम्नलिखित बातों की जानकारी दी जाएगी:
सभी कर्मचारियों को कानूनों और संबंधित दिशानिर्देशों तक पहुंच मिलेगी। इस दस्तावेज़ में दी गई जानकारी के अलावा, उन्हें समय-समय पर प्रशिक्षण भी दिया जाएगा। इसमें अनुपालन अधिकारी द्वारा आयोजित सेमिनार शामिल होने की उम्मीद है। अधिनियम और विनियमों का उल्लंघन करने के गंभीर परिणामों को देखते हुए, कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे इन प्रक्रियाओं की अपनी जानकारी नियमित रूप से अपडेट करते रहें।
कराई गई मनी लॉन्ड्रिंग-रोधी ट्रेनिंग का रिकॉर्ड रखना अनिवार्य है। इसमें ट्रेनिंग की तारीखें, उसका स्वरूप और ट्रेनिंग पाने वाले लोगों के नाम शामिल होने चाहिए।
सभी कर्मचारियों पर यह वैधानिक और नियामकीय दायित्व है कि वे ऐसी जानकारी की रिपोर्ट करें जो उनके संज्ञान में आए और जिससे मनी लॉन्ड्रिंग का संदेह हो या उसके बारे में जानकारी अथवा संदेह करने के उचित आधार बनते हों। इसलिए, यदि किसी कर्मचारी को वास्तव में जानकारी या संदेह न हो, लेकिन उसे उचित रूप से जानकारी होनी चाहिए थी या संदेह होना चाहिए था, और वह रिपोर्ट नहीं करता, तो वह अपराध कर रहा होगा। इसी उद्देश्य से संदिग्ध लेन-देन की लगातार निगरानी की जानी चाहिए। ग्राहकों को जानना, मनी लॉन्ड्रिंग गतिविधियों को रोकने या उनका पता लगाने में कंपनी की सबसे अहम रक्षा-पंक्ति है। यह महत्वपूर्ण है कि कंपनी नए प्रतिपक्षों की पहचान सत्यापित करे और सुनिश्चित करे कि वे वास्तविक व्यावसायिक गतिविधियों में शामिल हों तथा कंपनी के उच्च नैतिकता और व्यावसायिक आचरण के मानकों को साझा करते हों।
मनी लॉन्ड्रिंग के संबंध में जानकारी को पहले व्यापक रूप से परिभाषित किया गया है। इसमें शामिल हैं: स्पष्ट बात को जानबूझकर अनदेखा करना; जानबूझकर और लापरवाही से ऐसी पूछताछ न करना जैसी कोई विवेकशील और ईमानदार व्यक्ति करता; और ऐसी परिस्थितियों की जानकारी होना जो किसी ईमानदार और विवेकशील व्यक्ति को तथ्यों का संकेत दें या उसे पूछताछ करने के लिए प्रेरित करें।
संदेह का आकलन व्यक्तिपरक आधार पर किया जाता है, हालाँकि यह महज़ अटकल से आगे की बात है। संदेह करने के उचित आधार होने का अर्थ है कि संदेह का आकलन व्यक्तिपरक के बजाय वस्तुनिष्ठ कसौटी पर किया जाए। इसमें जान-बूझकर स्पष्ट बातों को नज़रअंदाज़ करना, लापरवाही (पर्याप्त पूछताछ करने में बेपरवाही करना) और प्रस्तुत या उपलब्ध तथ्यों व जानकारी का उचित आकलन न करना शामिल हो सकता है। ध्यान रहे कि संदेह का आकलन रिश्ते और लेन-देन की प्रकृति तथा हर मामले की विशेष परिस्थितियों पर निर्भर करेगा।
इसलिए, कंपनी यह सुनिश्चित करेगी कि कर्मचारी हर मामले की परिस्थितियों के अनुसार ग्राहक और लेन-देन या निर्देश के पीछे के कारण को समझने के लिए सभी उचित कदम उठाएं। कंपनी, अपने कर्मचारियों द्वारा की गई रिपोर्टों और पर्यवेक्षी प्राधिकरण को भेजी गई रिपोर्टों का रिकॉर्ड रखेगी।
संदिग्ध लेन-देन अक्सर ऐसा होता है जो ग्राहक के ज्ञात वैध कारोबार से मेल नहीं खाता। संदिग्ध लेन-देन का आकलन आसान बनाने के लिए, क्लाइंट के कारोबार को समझने और पर्याप्त रिकॉर्ड रखने पर ज़ोर दिया जाएगा। आकलन को आसान बनाने के लिए ग्राहक के कारोबार, उसकी ज़रूरतों और पर्याप्त रिकॉर्ड रखने पर ध्यान दिया जाएगा। मनी लॉन्ड्रिंग के बारे में जानकारी या संदेह की रिपोर्ट करना सभी कर्मचारियों की ज़िम्मेदारी है।
यह तय करने में नीचे दिए गए सवाल मदद कर सकते हैं कि कोई लेन-देन संदिग्ध है या नहीं:
मनी लॉन्ड्रिंग का कोई भी संदेह, चाहे कितना ही मामूली क्यों न हो, तुरंत MLRO के साथ साझा किया जाना चाहिए। मनी लॉन्ड्रिंग के संदेह या जानकारी की रिपोर्ट करने के लिए इस मैनुअल में एक आंतरिक फ़ॉर्म शामिल किया गया है।
सरकारी अधिकारियों, राजनेताओं और उनसे जुड़े ज्ञात खातों जैसे सार्वजनिक भरोसे से जुड़े पदों पर रहने वाले ग्राहकों की ओर से रखे गए खातों की निगरानी के लिए भी कदम उठाए जाने चाहिए।
किसी संदेह की रिपोर्ट करना गोपनीयता भंग करने के दावे के विरुद्ध बचाव का आधार है। हालांकि, प्रेस या अन्य माध्यमों को दिए जाने वाले किसी भी बयान या सार्वजनिक संचार के लिए MLRO या उनके डिप्टी के माध्यम से ही संपर्क किया जाना चाहिए। सद्भावना से की गई रिपोर्ट संबंधित व्यक्तियों को आपराधिक, दीवानी या प्रशासनिक दायित्व से छूट देगी। जांच जारी रहने के दौरान गोपनीयता बनाए रखना अत्यंत महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों को “पहले से सूचना देने” (tipping-off) के अपराध की भी याद दिलाई जाती है।
कर्मचारियों को मनी लॉन्ड्रिंग से जुड़े किसी भी संदेह की सूचना MLRO को देनी होगी।
संदेह का पूरा दस्तावेज़ीकरण किया जाना चाहिए। इसमें रिपोर्ट करने वाले कर्मचारी का नाम और स्थान, क्लाइंट की पूरी जानकारी और संदेह का आधार बनने वाली जानकारी का विवरण शामिल होना चाहिए।
रिपोर्ट से जुड़े सभी आंतरिक सवाल-जवाब और रिपोर्ट जमा करने या न करने के कारण को भी दस्तावेज़ में दर्ज किया जाना चाहिए।
MLRO को रिपोर्ट करने वाले कर्मचारी को याद दिलाना चाहिए कि वह रिपोर्ट में संदेह के विषय को इसकी जानकारी न दे और रिपोर्ट से जुड़ी जानकारी किसी तीसरे पक्ष के साथ साझा न करे।
रिपोर्ट करने की बाध्यता उन मामलों पर भी लागू होती है, जहां आवेदन या प्रस्ताव से जुड़ी परिस्थितियों के कारण मनी लॉन्ड्रिंग का संदेह पैदा होने से कारोबार या लेन-देन आगे नहीं बढ़ा हो।
हम अपने वेरिफ़िकेशन का रिकॉर्ड रखेंगे। इसमें ग्राहक द्वारा दी गई सभी पहचान संबंधी जानकारी, वेरिफ़िकेशन के लिए इस्तेमाल किए गए तरीके और उसके नतीजे, साथ ही पहचान संबंधी जानकारी में किसी भी विसंगति का समाधान शामिल होगा। हम उन दस्तावेज़ों का विवरण भी रिकॉर्ड में रखेंगे जिन पर हमने ग्राहक की पहचान वेरिफ़ाई करने के लिए भरोसा किया था। इसमें दस्तावेज़ का प्रकार, उसमें दिया गया कोई भी पहचान संख्या, जारी करने का स्थान, जारी करने की तारीख और समाप्ति की तारीख दर्ज होगी। दस्तावेज़ों के बिना किए गए वेरिफ़िकेशन के मामले में, हम ग्राहक की पहचान वेरिफ़ाई करने के लिए अपनाए गए तरीकों और उठाए गए कदमों के नतीजों का विवरण देने वाले दस्तावेज़ सुरक्षित रखेंगे। अकाउंट बंद होने के बाद हम पहचान संबंधी सभी जानकारी के रिकॉर्ड 5 साल तक बनाए रखेंगे। ग्राहक की पहचान वेरिफ़ाई करने के बारे में बनाए गए रिकॉर्ड को हम रिकॉर्ड बनाए जाने की तारीख से 5 साल तक सुरक्षित रखेंगे।
कंपनी का दायित्व होगा कि वह प्रमाणित करे कि प्रत्येक क्लाइंट ने विधिवत हस्ताक्षरित Know-Your-Client प्रश्नावली (जिसे आगे “KYC” कहा जाएगा) जमा की है।
KYC को सही ढंग से पूरा करने में क्लाइंट को उचित सहायता देना कंपनी का दायित्व होगा। कंपनी को सभी क्लाइंट्स को KYC सही ढंग से पूरा करने के महत्व के बारे में बताना होगा, ताकि वह सटीक सेवा दे सके और क्लाइंट के हितों की रक्षा तथा उन्हें बढ़ावा दे सके।
ग्राहक के निवेश अनुभव को समझने के लिए, अतीत में उसके द्वारा किए गए वित्तीय साधनों के लेन-देन, उनमें शामिल साधनों के प्रकार और मात्रा, साथ ही लेन-देन की आवृत्ति से जुड़ी जानकारी प्राप्त की जाती है।
क्लाइंट के निवेश लक्ष्यों के संबंध में, कंपनी को मुख्य रूप से निवेश की इच्छित अवधि (अल्पकालिक, मध्यम अवधि या दीर्घकालिक) और क्लाइंट की जोखिम लेने की क्षमता (कम, मध्यम या अधिक) के बारे में जानकारी प्राप्त करनी होगी।
इसके अलावा, ग्राहक की वित्तीय संपत्तियों के मूल्यांकन में उसके एसेट पोर्टफ़ोलियो का व्यापक दृष्टिकोण शामिल होना चाहिए। इसमें ग्राहक की आय, प्राथमिक संपत्तियाँ (रियल एस्टेट, वित्तीय संपत्तियाँ, मूल्यवान वस्तुएँ और अन्य महत्वपूर्ण संपत्तियाँ), मासिक खर्च और कर्ज़ संबंधी देनदारियाँ शामिल हैं।
कंपनी को क्लाइंट का ध्यान इस आवश्यकता की ओर दिलाना होगा कि क्लाइंट अपनी जानकारी और वित्तीय स्थिति में भविष्य में होने वाले बदलावों के बारे में कंपनी को सूचित करे।
इन प्रक्रियाओं के अनुसार, सभी कर्मचारियों को मनी लॉन्ड्रिंग की जानकारी या उसके संदेह की रिपोर्ट करना अनिवार्य है। यदि मनी लॉन्ड्रिंग का संदेह या जानकारी होने का उचित आधार मौजूद हो और कोई कर्मचारी इसकी रिपोर्ट न करे, तो वह अपराध करता है। इसलिए, अगर आपको ज़रा-सा भी संदेह हो:
(a) MLRO को तुरंत मौखिक रूप से सूचित करें और यह रिपोर्टिंग फ़ॉर्म पूरा करें। अब आप किसी भी व्यक्तिगत आपराधिक दायित्व से मुक्त हैं। हालांकि, मामला सुलझने तक ग्राहक और लेनदेन के संबंध में आपको Compliance Officer और प्रबंधन के निर्देशों का पालन करना होगा;
(b) Compliance Officer से मंज़ूरी मिलने तक आप ग्राहक के पोर्टफ़ोलियो का प्रबंधन जारी नहीं रख सकते;
(c) अनुपालन अधिकारी को वरिष्ठ प्रबंधन के साथ स्थिति की तुरंत समीक्षा करनी होगी;
(d) समीक्षा से संदेह की पुष्टि हो सकती है या उसे खारिज किया जा सकता है। संदेह की पुष्टि होने पर कंपनी संबंधित अधिकारियों को गोपनीय रिपोर्ट देगी, जो कंपनी को आगे की कार्रवाई के निर्देश देंगे;
(e) आपको क्लाइंट या किसी अन्य व्यक्ति को यह नहीं बताना चाहिए कि आपने या कंपनी ने कोई रिपोर्ट दर्ज की है;
(f) संदेह होने पर, Compliance Officer से मार्गदर्शन लें।
कृपया निम्नलिखित जानकारी भरें
6. क्या ग्राहक पहले से हमारा ग्राहक है
8. पहचान प्रक्रिया के दौरान संदेह पैदा होना या जानकारी प्राप्त होना:
(a) ग्राहक को हमारे बारे में कैसे पता चला?
(b) क्या पहचान का वेरिफ़िकेशन पूरा हो गया है?
(c) क्या ग्राहक की पहचान का सत्यापन हासिल करना असामान्य रूप से मुश्किल रहा है?
अगर हाँ, तो कृपया जानकारी दें:
9. कृपया नीचे दिए गए स्थान में मनी लॉन्ड्रिंग के बारे में अपनी जानकारी या संदेह का विवरण दें। बताएं कि आपको संदेह क्यों है और कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी भी दें। कृपया यथासंभव अधिक जानकारी दें। नीचे दिए गए बिंदु इसमें मदद कर सकते हैं:
(a) क्या पोर्टफोलियो के प्रबंधन में शामिल किसी फ़िड्यूशियरी की भूमिका सामान्य है?
(b) क्या खाते में भुगतान किसी ऐसे तीसरे पक्ष के चेक से किया जा रहा है जिसका संभावित निवेशक से कोई स्पष्ट संबंध नहीं है?
(c) क्या चेक से ऐसे खाते में भुगतान किया जाता है, जहां खाताधारक, हस्ताक्षरकर्ता और संभावित निवेशक अलग-अलग हों?
(d) अन्य संदिग्ध परिस्थितियां:
10. MLRO: कृपया संदेह की पुष्टि करने या उसे खारिज करने के लिए कोई और प्रासंगिक जानकारी जोड़ें।
