Bộ phận Tuân thủ có các trách nhiệm sau:
- Thực hiện rà soát nội bộ định kỳ để bảo đảm các yêu cầu về tổ chức của Công ty phù hợp, hiệu quả, toàn diện và tương xứng với các dịch vụ và hoạt động mà Công ty thực hiện.
- Thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết khi phát hiện những thiếu sót trong các yêu cầu về tổ chức của Công ty.
- Tư vấn và hỗ trợ nhân viên thực hiện các dịch vụ và hoạt động tuân thủ những nghĩa vụ của Công ty phát sinh từ pháp luật và các Chỉ thị.
- Đảm bảo Quy chế nội bộ của Công ty được cung cấp dưới dạng điện tử để tất cả nhân viên sử dụng, đồng thời khuyến khích nhân viên đọc lại Quy chế ít nhất hai lần mỗi năm.
- Đảm bảo Công ty tuân thủ nghiêm túc các quy định trong Quy chế nội bộ. Sau khi có bất kỳ thay đổi đáng kể nào về pháp luật hoặc thay đổi nội bộ về cơ cấu tổ chức, trong một khoảng thời gian hợp lý, Sổ tay Quy chế được cập nhật sẽ được gửi đến nhân viên để đọc và nắm rõ các thay đổi. Nhân viên mới khi gia nhập đội ngũ phải đọc Quy chế này. Công ty lưu hồ sơ về tất cả nhân viên (bao gồm cả nhân viên tại chi nhánh) đã đọc và hiểu Quy chế nội bộ.
- Cung cấp hướng dẫn và thông tin cho nhân viên về trách nhiệm và nghĩa vụ của họ.
- Mỗi năm, chuẩn bị một Báo cáo Tuân thủ bằng văn bản tham chiếu đến thực trạng các biện pháp tuân thủ của Công ty cũng như bất kỳ biện pháp khắc phục nào được thực hiện để giải quyết các thiếu sót. Báo cáo này phải được trình cho Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền và Hội đồng Quản trị.
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML được trao các quyền hạn sau:
- Cán bộ phụ trách tuân thủ AML có toàn quyền đưa ra quyết định cuối cùng về việc người dự kiến mở tài khoản có đủ điều kiện mở tài khoản hay không, đồng thời có quyền xác định tính hợp pháp của bất kỳ giao dịch nào và tạm dừng thực hiện giao dịch đó nếu xét thấy cần thiết.
- Cán bộ phụ trách tuân thủ AML có toàn quyền báo cáo mọi hành vi đáng ngờ hoặc không phù hợp cho cơ quan chức năng, dù có hay không có sự chấp thuận của ban lãnh đạo cấp cao.
Nhiệm vụ của Cán bộ tuân thủ AML:
- Giám sát hoạt động của công ty
Cán bộ phụ trách tuân thủ chống rửa tiền phải liên tục theo dõi hoạt động của Công ty và khách hàng để phát hiện dấu hiệu rửa tiền, bằng cách rà soát nhật ký giao dịch, sao kê tài khoản, báo cáo ngoại lệ hoặc các báo cáo và tài liệu khác nhằm xác định dấu hiệu hoạt động đáng ngờ.
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML chịu trách nhiệm phối hợp trong mọi cuộc điều tra về rửa tiền do cơ quan quản lý tiến hành; cung cấp tất cả tài liệu và thông tin được yêu cầu cho các cơ quan liên bang, cấp bang và các tổ chức tự quản.
Tiếp nhận báo cáo về hoạt động đáng ngờ
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML có trách nhiệm tiếp nhận mọi báo cáo của nhân viên về hoạt động đáng ngờ hoặc các vi phạm bị nghi ngờ đối với Chương trình AML. Cán bộ phụ trách tuân thủ AML phải tiếp nhận bảo mật tất cả các báo cáo đó từ trưởng bộ phận hoặc trực tiếp từ bất kỳ nhân viên nào.
Cán bộ phụ trách tuân thủ AML phải tiến hành điều tra toàn diện từng trường hợp có hành vi đáng ngờ được báo cáo. Quy trình điều tra, mọi dữ liệu thu thập được trong quá trình điều tra và quyết định cuối cùng của Cán bộ phụ trách tuân thủ AML về cuộc điều tra phải được lập thành văn bản.
Công ty sẽ thực hiện mọi biện pháp hợp lý để bảo đảm các tài khoản không được sử dụng nhằm nắm giữ tài sản có được từ hoạt động phạm pháp, tạo điều kiện thực hiện bất kỳ hoạt động phạm pháp nào hoặc phục vụ bất kỳ mục đích nào trái với Đạo luật Phòng chống Rửa tiền và các Quy định. Để giảm thiểu rủi ro rửa tiền, Công ty sẽ không chấp nhận bất kỳ khoản nạp tiền mặt nào.
2.2.1 Triển khai phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro
Công ty sẽ áp dụng các biện pháp và quy trình phù hợp theo cách tiếp cận dựa trên rủi ro, tập trung nỗ lực vào những lĩnh vực có nguy cơ rửa tiền & tài trợ khủng bố cao hơn. Cách tiếp cận dựa trên rủi ro sẽ:
(a) Nhận thức rằng mối đe dọa rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố khác nhau tùy theo khách hàng, quốc gia, dịch vụ và công cụ tài chính;
(b) Cho phép Hội đồng quản trị phân biệt khách hàng của Công ty theo cách phù hợp với mức độ rủi ro trong hoạt động kinh doanh cụ thể của họ;
(c) Cho phép Hội đồng quản trị áp dụng cách tiếp cận riêng khi xây dựng các chính sách, quy trình và biện pháp kiểm soát phù hợp với các hoàn cảnh và đặc điểm cụ thể;
(d) Góp phần xây dựng một hệ thống tiết kiệm chi phí hơn; và
(e) Thúc đẩy việc ưu tiên các nỗ lực và hành động của Công ty để ứng phó với khả năng xảy ra hành vi rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố thông qua việc sử dụng các dịch vụ được cung cấp.
2.2.2 Nghĩa vụ khi thiết lập quan hệ kinh doanh
Công ty không được thực hiện giao dịch đơn lẻ hoặc thiết lập quan hệ kinh doanh trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh tài chính có liên quan, trừ khi:
(i) Công ty đã thiết lập các quy trình phòng chống rửa tiền, cụ thể là:
- quy trình xác minh danh tính
- quy trình lưu trữ hồ sơ; và giám sát;
- nhận diện các giao dịch đáng ngờ;
- các quy trình báo cáo nội bộ và các quy trình kiểm soát, trao đổi thông tin nội bộ khác phù hợp nhằm ngăn chặn và phòng ngừa hoạt động rửa tiền.
(ii) bảo đảm nhân viên nhận thức rõ các nghĩa vụ theo luật định và các quy trình của Công ty; và
(iii) duy trì các quy trình đào tạo.
Vì mục đích này, giao dịch một lần là giao dịch không được thực hiện trong khuôn khổ một mối quan hệ kinh doanh đã được thiết lập.
Công ty không được tiến hành giao dịch với những người sử dụng tên hoặc địa chỉ rõ ràng là giả mạo và không được duy trì các tài khoản ẩn danh.
Yêu cầu từ truyền thông – mọi yêu cầu đề nghị đưa ra tuyên bố hoặc cung cấp thông tin từ truyền thông hay nguồn khác phải được chuyển đến MLRO xử lý.
2.2.3 Quy trình xác minh danh tính
Công ty phải bảo đảm rằng, ngay khi có thể thực hiện một cách hợp lý sau lần liên hệ đầu tiên và trong mọi trường hợp trước khi chuyển hoặc thanh toán bất kỳ khoản tiền nào cho bên thứ ba, khách hàng hoặc đối tác (sau đây gọi là “người nộp đơn”) cung cấp bằng chứng phù hợp về danh tính hoặc Công ty áp dụng các biện pháp khác để thu thập bằng chứng phù hợp về danh tính của họ. Nếu khách hàng có vẻ đang hành động thay mặt người khác, nghĩa vụ xác minh danh tính cũng bao gồm việc thu thập bằng chứng đầy đủ về danh tính của bên thứ ba đó. Nếu không cung cấp được bằng chứng phù hợp, công ty sẽ không tiếp tục thực hiện bất kỳ giao dịch nào và chấm dứt mọi thỏa thuận đã đạt được với khách hàng. Nếu biết hoặc nghi ngờ có hành vi rửa tiền, công ty sẽ báo cáo ngay cho MLRO theo quy định trong các quy trình này.
Phương thức xác minh danh tính
Công ty sẽ bảo đảm rằng mình đang giao dịch với một cá nhân hoặc pháp nhân có thật, đồng thời thu thập đủ bằng chứng để xác minh người nộp đơn chính là cá nhân hoặc tổ chức đó. Trường hợp Công ty dựa vào bên thứ ba để nhận dạng hoặc xác minh danh tính của người nộp đơn, Công ty vẫn chịu trách nhiệm pháp lý tổng thể về việc bảo đảm các quy trình được thực hiện và bằng chứng thu thập được là thỏa đáng.
Do không thể bảo đảm tuyệt đối rằng bất kỳ hình thức giấy tờ tùy thân đơn lẻ nào là xác thực hoặc phản ánh chính xác danh tính, quá trình xác minh danh tính cần dựa trên nhiều nguồn bằng chứng. Do đó, không được sử dụng một tài liệu hoặc nguồn dữ liệu duy nhất (ngoại trừ cơ sở dữ liệu được xây dựng từ nhiều nguồn dữ liệu đáng tin cậy khác) để xác minh cả họ tên và địa chỉ thường trú.
Công ty sẽ thực hiện mọi biện pháp cần thiết theo Luật và các quy định hiện hành về phòng, chống rửa tiền để xác minh danh tính của khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi. Không có ngoại lệ, mọi khách hàng tiềm năng đều phải được khách hàng hiện hữu giới thiệu và/hoặc phải có mối quan hệ từ trước với Công ty.
Dưới đây là một số ví dụ về giấy tờ chứng minh phù hợp. Cần bảo đảm rằng các giấy tờ được cung cấp là bản gốc hoặc bản sao y chứng thực bởi luật sư, công chứng viên hoặc tổ chức trung gian tài chính được ủy quyền. Tất cả giấy tờ phải đến từ nguồn đáng tin cậy, khó bị chỉnh sửa hoặc thu thập trái phép. Bản photocopy của tất cả giấy tờ tùy thân phải được thực hiện tại trụ sở Công ty và/hoặc trước sự chứng kiến của Giám đốc điều hành, MLRO và/hoặc người do Công ty chỉ định.
Thẩm định
Cần thu thập và ghi lại thông tin thuộc các danh mục sau:
- nguồn tiền;
- nguồn hình thành tài sản (mô tả hoạt động kinh tế tạo nên giá trị tài sản ròng)Giá trị tài sản ròng ước tính;
- tài liệu tham khảo hoặc giấy tờ khác (nếu có) để xác minh thông tin về uy tín;
- mục đích của tài khoản và bản chất của mối quan hệ kinh doanh.
Khách hàng cá nhân
Danh tính sẽ được xác minh theo yêu cầu của Công ty dựa trên giấy tờ tùy thân chính thức hoặc các bằng chứng khác phù hợp với từng trường hợp, bao gồm nhưng không giới hạn ở: họ tên đầy đủ; ngày và nơi sinh; quốc tịch; tình trạng hôn nhân; tên vợ/chồng nếu đã kết hôn; tên cha mẹ; địa chỉ đầy đủ, bao gồm số điện thoại và mã vùng; số điện thoại và email; chữ ký; nghề nghiệp; thông tin về thu nhập và tình hình tài chính của người đó. Giấy tờ tùy thân phải còn hiệu lực tại thời điểm mở tài khoản.
- Cần thu thập và sao chép giấy tờ chứng minh danh tính của người đăng ký dưới dạng:
- Giấy tờ tùy thân có ảnh: hộ chiếu hoặc thẻ căn cước;
- mã số đăng ký thuế thu nhập;
- Xác nhận địa chỉ.
Công ty cũng phải thu thập bằng chứng riêng về địa chỉ cư trú thường xuyên của người nộp đơn. Bằng chứng này cần được lấy từ nguồn tốt nhất hiện có. Khuyến nghị thực hiện một hoặc nhiều bước sau đây để xác nhận địa chỉ:
Các giấy tờ tùy thân không có ảnh hoặc chữ ký và dễ dàng xin cấp (ví dụ: giấy khai sinh và giấy phép lái xe) không được chấp nhận là phương tiện định danh duy nhất.
Khách hàng doanh nghiệp
Nếu công ty đăng ký được niêm yết trên một sở giao dịch chứng khoán được công nhận hoặc chấp thuận, hoặc có bằng chứng độc lập cho thấy công ty đăng ký là công ty con do một công ty như vậy sở hữu toàn bộ hoặc là công ty con chịu sự kiểm soát của công ty đó, thì thông thường sẽ không cần thực hiện thêm các bước xác minh danh tính ngoài các bước kiểm tra thương mại thông thường và thẩm định cần thiết.
Nếu công ty đăng ký là một công ty chưa niêm yết mà không có giám đốc chính hoặc cổ đông nào đã có tài khoản tại công ty chúng tôi, các tài liệu sau đây sẽ được lấy từ một nguồn chính thức hoặc độc lập được công nhận:
- bản sao giấy chứng nhận thành lập/giấy chứng nhận kinh doanh hoặc tương đương; bằng chứng về địa chỉ đã đăng ký của công ty; danh sách cổ đông, giám đốc; giấy chứng nhận tình trạng hoạt động của doanh nghiệp;
- ủy quyền hợp lệ của công ty để thiết lập mối quan hệ kinh doanh;
- trích lục từ Sổ đăng ký thương mại hoặc tài liệu tương đương, chứng minh việc đăng ký các hành vi và sửa đổi của công ty;
- tên và địa chỉ của ít nhất hai người được ủy quyền ký và các giám đốc của tổ chức doanh nghiệp;
- tên và địa chỉ của các chủ sở hữu hưởng lợi của tổ chức doanh nghiệp;
- Bản ghi nhớ và Điều lệ công ty hoặc các tài liệu tương đương đã được ghi chép đầy đủ với cơ quan đăng ký có thẩm quyền;
mô tả và tính chất của hoạt động kinh doanh bao gồm:
- ngày bắt đầu kinh doanh;
- sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp;
- địa điểm kinh doanh chính;
- báo cáo tài chính gần đây của tổ chức doanh nghiệp (nếu có).
Công ty sẽ, trong khả năng có thể, cố gắng thu thập danh sách thành viên hoặc danh sách tên và địa chỉ của các cổ đông nắm quyền kiểm soát trong công ty. Khi cần thiết, công ty sẽ thu thập thông tin giống như thông tin cần thiết với một khách hàng cá nhân đối với các chủ sở hữu hưởng lợi của cổ đông doanh nghiệp, được cho là nắm giữ mười phần trăm (10%) hoặc nhiều hơn trong số cổ phần đã phát hành của công ty.
Quỹ ủy thác
Nếu khách hàng là một người được ủy thác, Công ty sẽ đảm bảo rằng họ hiểu rõ cấu trúc của Quỹ ủy thác, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, đủ để xác định bên cung cấp vốn (ví dụ: người ủy thác), những người kiểm soát vốn (ví dụ: người được ủy thác) và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có quyền cách chức người được ủy thác. Người được ủy thác phải xác minh danh tính của người ủy thác hoặc bất kỳ ai thêm tài sản vào quỹ ủy thác theo các thủ tục liên quan đến việc xác minh danh tính của khách hàng và người được ủy thác phải nhận biết mục đích và bản chất của quỹ ủy thác cũng như danh tính của các tài sản được đưa vào quỹ. Công ty sẽ đưa ra phán đoán phù hợp nếu cần thiết phải thẩm định thêm.
Chủ sở hữu hưởng lợi
Việc thẩm định phải được thực hiện đối với tất cả các chủ sở hữu chính được xác định theo các nguyên tắc sau:
Cá nhân: trong trường hợp người nộp đơn là cá nhân, Công ty phải xác định rõ ràng, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, liệu khách hàng có hành động đại diện cho chính mình hay không.
Pháp nhân: nếu khách hàng là một công ty, chẳng hạn như công ty đầu tư tư nhân, Công ty phải hiểu rõ cấu trúc của công ty, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, đủ để xác định nguồn cung cấp tài chính, chủ sở hữu chính của các cổ phần và những người kiểm soát tài chính, ví dụ: các giám đốc và những người có quyền chỉ đạo các giám đốc của công ty. Đối với các cổ đông khác, Công ty sẽ đưa ra phán đoán phù hợp về sự cần thiết của việc thẩm định bổ sung. Nguyên tắc này áp dụng bất kể vốn cổ phần là cổ phần đăng ký hay cổ phần vô danh.
3.4 Các quốc gia có rủi ro cao
Công ty sẽ áp dụng sự xem xét nghiêm ngặt hơn đối với khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi cư trú ở và nguồn tiền từ các quốc gia được xác định bởi các nguồn đáng tin cậy là có các tiêu chuẩn chống rửa tiền không đạt tiêu chuẩn hoặc có nguy cơ cao về tội phạm và tham nhũng. Công ty sẽ áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với các giao dịch được thực hiện bởi khách hàng hoặc chủ sở hữu hưởng lợi cư trú tại các quốc gia như vậy.
Khu vực pháp lý nước ngoài
Rủi ro liên quan đến các thực thể được tổ chức ở các khu vực pháp lý nước ngoài được xử lý bằng các thủ tục thẩm định được nêu trong các hướng dẫn này. Tuy nhiên, Công ty sẽ áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với các giao dịch được thực hiện bởi khách hàng hoặc chủ sở hữu hưởng lợi có trụ sở tại các khu vực pháp lý đó.
Các hoạt động có rủi ro cao
Khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi có nguồn tài sản có được từ các hoạt động được xem là khả năng cao bị rửa tiền sẽ phải chịu sự giám sát chặt chẽ.
Các cán bộ nhà nước
Những cá nhân có hoặc đã từng giữ các vị trí quan trọng trong xã hội như quan chức chính phủ, các cán bộ cấp cao của các tổ chức chính phủ, chính trị gia, quan chức đảng chính trị, v.v. cùng gia đình và cộng sự thân cận của họ sẽ phải chịu sự giám sát chặt chẽ.
3.5 Trách nhiệm xác minh
MLRO có trách nhiệm xác minh danh tính của từng người nộp đơn mới khi trở thành một khách hàng mới. Các thủ tục xác minh phải được hoàn thành và phải có được bằng chứng thỏa đáng về danh tính của người nộp đơn mới trước khi người nộp đơn được gửi thỏa thuận khách hàng, trừ trường hợp đặc biệt (như được xác định bằng văn bản bởi Quản lý Tuân thủ).
3.6 Thủ tục xác minh
Quá trình xác minh phải được ghi lại bằng cách lập hồ sơ các thông tin liên quan trên Bảng câu hỏi nhận dạng khách hàng của Công ty.
Nếu nghi ngờ về việc phải thu thập thông tin nào để xác minh danh tính của người nộp đơn, nhân viên phải tham khảo ý kiến MLRO để được hướng dẫn ngay lập tức và trước khi bắt đầu bất kỳ giao dịch nào.
3.7 Phê duyệt của Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền
Sau khi hoàn thành, Bảng câu hỏi nhận dạng khách hàng phải được nhân viên hoặc người được Công ty chỉ định điền và ký tên và phải được giao cho Quản lý Tuân thủ để lưu giữ hồ sơ. Đối với mỗi người nộp đơn, Quản lý Tuân thủ cũng phải ký xác nhận vào các biểu mẫu và sẽ chịu trách nhiệm quyết định những thông tin bổ sung nào, bao gồm cả tài liệu, được yêu cầu trước khi tiến hành kinh doanh cho người nộp đơn.
2.2.8 Thủ tục lưu giữ hồ sơ
Công ty cũng phải lưu giữ tất cả các hồ sơ trong thời gian không ít hơn 5 năm kể từ ngày hoàn thành giao dịch. Các hồ sơ này nên bao gồm các tài liệu xác minh danh tính của đối tác và một bản ghi các giao dịch với hoặc cho khách hàng đó.
2.2.9 Giám sát và Đánh giá định kỳ
Công ty sẽ đưa ra đánh giá chung về những bước thẩm định tiếp theo cần thực hiện, nếu có, liên quan đến khách hàng hiện tại, đồng thời triển khai hệ thống đánh giá định kỳ sau đây về hoạt động trên tài khoản khách hàng:
- Khách hàng có rủi ro thấp – 22 tháng một lần,
- Khách hàng có rủi ro trung bình – 18 tháng một lần,
- Rủi ro cao – 12 tháng một lần.
Tất cả nhân viên đều có nghĩa vụ pháp lý và quy định phải báo cáo thông tin mà họ phát hiện, nếu thông tin đó làm nảy sinh nghi ngờ hoặc căn cứ hợp lý về hành vi rửa tiền. Vì vậy, ngay cả khi một nhân viên thực sự không biết hoặc không nghi ngờ nhưng lẽ ra nên biết hoặc nghi ngờ mà không báo cáo, họ sẽ phạm tội. Do đó, việc giám sát liên tục các giao dịch đáng ngờ phải được thực hiện. Việc hiểu rõ khách hàng là tuyến phòng thủ quan trọng nhất của Công ty trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện các hoạt động rửa tiền. Điều quan trọng là Công ty phải xác minh danh tính của các đối tác mới và đảm bảo rằng họ tham gia vào các hoạt động kinh doanh hợp pháp và chia sẻ các tiêu chuẩn cao về tính liêm chính và thực tiễn kinh doanh của Công ty.
Thông tin liên quan đến rửa tiền đã được định nghĩa trước đó và bao gồm: cố tình phớt lờ những điều thể hiện rõ ràng, cố tình và cẩu thả không tiến hành các cuộc điều tra như một người trung thực và lý trí sẽ làm, thông tin về những trường hợp có thể chỉ ra sự thật hoặc đặt họ vào tình huống phải thực hiện điều tra.
Sự nghi ngờ được đánh giá dựa trên cơ sở chủ quan nhưng không chỉ là suy đoán đơn thuần. Tiêu chuẩn pháp lý để nghi ngờ dựa trên một thử nghiệm khách quan thay vì một thử nghiệm chủ quan từ sự nghi ngờ. Điều này có thể bao gồm sự cố ý mù quáng (cố tình làm ngơ), sơ suất (không cẩn thận, không tiến hành điều tra đầy đủ) và không đánh giá đúng mức độ các sự thật và thông tin được trình bày hoặc hiện có. Cần lưu ý rằng sự nghi ngờ sẽ phụ thuộc vào bản chất của mối quan hệ và giao dịch cũng như các tình huống cụ thể ở từng trường hợp.
Vì vậy, Công ty sẽ đảm bảo rằng nhân viên thực hiện tất cả các bước phù hợp trong từng tình huống cụ thể để hiểu rõ khách hàng và lý do của giao dịch hoặc chỉ thị đó. Công ty sẽ lưu giữ hồ sơ về các báo cáo do nhân viên của họ thực hiện và các báo cáo gửi đến Cơ quan Giám sát.
Công ty sẽ có trách nhiệm xác nhận rằng mỗi Khách hàng đã nộp Bảng câu hỏi Know-Your-Client (sau đây được gọi là "KYC") đã ký đầy đủ.
Công ty sẽ có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ phù hợp cho Khách hàng để hoàn thành KYC một cách chính xác. Công ty phải thông báo cho tất cả Khách hàng về ý nghĩa mà việc hoàn thành chính xác KYC mang lại, nhằm giúp Công ty cung cấp dịch vụ chính xác, bảo vệ và quảng bá lợi ích của Khách hàng.
Hiểu về kinh nghiệm đầu tư của khách hàng bao gồm việc thu thập thông tin về các giao dịch tài chính mà họ đã thực hiện trong quá khứ, loại và số lượng liên quan, cũng như tần suất của các giao dịch.
Công ty cần thu thập thông tin về mục tiêu đầu tư của khách hàng, bao gồm thời gian đầu tư dự định (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng (thấp, trung bình hoặc cao).
Ngoài ra, đánh giá về tài sản tài chính của Khách hàng phải bao gồm một cái nhìn tổng quan về danh mục tài sản của Khách hàng, bao gồm thu nhập của Khách hàng, cũng như tài sản chính của Khách hàng (bất động sản, tài sản tài chính, tài sản có giá trị cao, các tài sản đáng kể khác), chi phí hàng tháng và nghĩa vụ trả nợ.
Công ty phải chú ý đến việc thông báo tới Khách hàng về việc thông tin Khách hàng và điều kiện tài chính của Khách hàng có thể thay đổi trong tương lai.
Một nghĩa vụ đối với tất cả nhân viên là phải báo cáo thông tin hoặc nghi ngờ về việc rửa tiền theo các quy trình này. Một nhân viên bị xem là phạm tội nếu có lý do hợp lý cho nghi ngờ/thông tin về việc rửa tiền và anh ta/cô ấy không báo cáo. Do đó, nếu có nghi ngờ, dù nhỏ đến đâu:
(a) Ngay lập tức thông báo cho MLRO bằng lời nói và hoàn thành biểu mẫu báo cáo này. Bạn đã được miễn trách nhiệm về bất kỳ trách nhiệm hình sự cá nhân nào. Tuy nhiên, bạn phải tuân thủ theo chỉ dẫn của Quản lý Tuân thủ và quản lý liên quan đến khách hàng và giao dịch cho đến khi vấn đề được giải quyết;
(b) Bạn không thể tiếp tục quản lý danh mục của khách hàng cho đến khi có sự cho phép từ Quản lý Tuân thủ;
(c) Quản lý Tuân thủ phải nhanh chóng xem xét tình hình với Ban quản lý cấp cao;
(d) Xem xét sẽ duy trì hoặc bác bỏ nghi ngờ. Nghi ngờ được duy trì sẽ dẫn đến Công ty thực hiện một báo cáo mật với các cơ quan chức năng sẽ chỉ đạo Công ty phải làm thế nào tiếp theo;
(e) Bạn không được tiết lộ cho khách hàng hoặc bất kỳ người nào khác rằng bạn hoặc Công ty đã báo cáo;
(f) Nếu còn nghi ngờ, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ Quản lý Tuân thủ.
VUI LÒNG CUNG CẤP CÁC THÔNG TIN SAU ĐÂY
- 1. Tên khách hàng:
- 2. Quốc tịch/nguồn gốc:
- 3. Nhóm khách hàng (vui lòng gạch chân nhóm phù hợp):
- 4. Quan hệ đối tác
- 5. Tên của người liên hệ:
- Chức vụ:
- Thông tin liên hệ:
- Điện thoại:
- Fax:
6. Khách hàng có phải là khách hàng hiện tại không
- Có
- Không - vui lòng cung cấp tất cả thông tin nhận dạng có sẵn
8. Nghi ngờ hoặc thông tin có được trong quy trình xác minh:
(a) Khách hàng được giới thiệu cho chúng ta bằng cách nào?
(b) Xác minh danh tính đã hoàn thành chưa?
(c) Việc xác minh danh tính của khách hàng có khó khăn bất thường không?
Nếu có, vui lòng ghi rõ:
9. Xin vui lòng mô tả trong ô bên dưới thông tin hoặc nghi ngờ về việc rửa tiền, lý do bạn nghi ngờ và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Vui lòng cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt. Các điểm sau có thể giúp bạn:
(a) Vai trò của bất kỳ người quản lý tín dụng nào được liên quan đến quản lý danh mục có phổ biến không?
(b) Tiền gửi vào tài khoản thông qua séc của bên thứ ba mà không có mối liên kết rõ ràng với nhà đầu tư?
(c) Thanh toán bằng séc vào tài khoản khi có sự biến đổi giữa chủ tài khoản, người ký và nhà đầu tư?
(d) Các tình huống đáng nghi khác:
10. MLRO: Vui lòng thêm bất kỳ thông tin phù hợp nào để hỗ trợ hoặc bác bỏ nghi ngờ.
