Dasar AML

Kedua-dua fungsi Pematuhan dan Anti-ML & Pematuhan TF dilakukan oleh Pegawai Pematuhan AML (MLRO). Pegawai Pematuhan AML menjalankan fungsi mereka bebas daripada aktiviti dan perkhidmatan yang mereka pantau. Pegawai Pematuhan AML melaporkan terus kepada Lembaga Pengarah.

Fungsi Pematuhan bertanggungjawab terhadap perkara berikut:

• Melaksanakan Semakan Dalaman secara berkala bagi memastikan keperluan organisasi Syarikat adalah sesuai, berkesan, menyeluruh dan sepadan dengan perkhidmatan serta aktiviti yang dijalankan oleh Syarikat.
• Mengambil langkah pembetulan yang perlu apabila kekurangan dalam keperluan organisasi Syarikat dikenal pasti.
• Memberi nasihat dan membantu pekerja yang melaksanakan perkhidmatan dan aktiviti supaya mematuhi kewajipan Syarikat yang timbul daripada perundangan dan Arahan.
• Memastikan Peraturan Dalaman Syarikat tersedia dalam bentuk elektronik untuk digunakan oleh semua pekerja, serta menggalakkan pekerja membaca semula Peraturan tersebut sekurang-kurangnya dua kali setahun.
• Memastikan peruntukan Peraturan Dalaman dipatuhi sepenuhnya oleh Syarikat. Selepas sebarang perubahan ketara pada undang-undang atau perubahan dalaman organisasi, Manual Peraturan yang dikemas kini akan diedarkan kepada pekerja dalam tempoh yang munasabah supaya mereka dapat membacanya dan mengetahui sebarang perubahan. Pekerja baharu diwajibkan membaca Peraturan ini apabila menyertai pasukan. Rekod disimpan bagi semua pekerja, termasuk pekerja cawangan, yang telah membaca dan memahami Peraturan Dalaman.
• Memberikan nasihat dan maklumat kepada pekerja berkenaan tanggungjawab dan kewajipan mereka.
• Untuk menyediakan, pada asas tahunan, Laporan Pematuhan bertulis dengan merujuk kepada status langkah pematuhan Syarikat serta sebarang langkah pembaikan yang diambil untuk menangani sebarang kekurangan. Laporan ini mesti dibentangkan kepada Pegawai Pematuhan AML dan Lembaga Pengarah.

Pegawai Pematuhan AML diberikan kuasa berikut:

• Pegawai Pematuhan AML mempunyai kuasa penuh untuk membuat keputusan muktamad tentang kelayakan bakal pemegang akaun untuk membuka akaun, serta menentukan kesahihan mana-mana transaksi dan menahan pelaksanaan mana-mana transaksi jika pegawai tersebut menganggap tindakan itu perlu.
• Pegawai Pematuhan AML mempunyai kuasa penuh untuk melaporkan sebarang tingkah laku yang mencurigakan atau tidak wajar kepada pihak berkuasa, sama ada dengan atau tanpa kelulusan pengurusan kanan.

Tugas Pegawai Pematuhan AML:

• Memantau Aktiviti Syarikat

Pegawai Pematuhan AML hendaklah memantau secara berterusan aktiviti Firma dan pelanggannya untuk mengesan petunjuk pengubahan wang haram dengan menyemak rekod dagangan, penyata akaun, laporan pengecualian atau laporan dan dokumentasi lain bagi mengesan aktiviti yang mencurigakan.

Pegawai Pematuhan AML bertanggungjawab untuk bekerjasama dalam semua siasatan pengubahan wang haram oleh pihak pengawal selia serta menyediakan semua dokumentasi dan maklumat yang diminta kepada organisasi persekutuan, negeri dan organisasi kawal selia kendiri.

Menerima laporan aktiviti mencurigakan

Pegawai Pematuhan AML hendaklah menerima semua laporan kakitangan tentang aktiviti mencurigakan atau pelanggaran Program AML yang disyaki. Pegawai Pematuhan AML hendaklah menerima semua laporan tersebut secara sulit daripada penyelia jabatan atau terus daripada mana-mana pekerja.

• Siasat

Pegawai Pematuhan AML hendaklah menjalankan siasatan menyeluruh bagi setiap kejadian tingkah laku mencurigakan yang dilaporkan. Proses siasatan, serta sebarang data yang dikumpulkan hasil daripadanya, bersama-sama keputusan akhir Pegawai Pematuhan AML berhubung siasatan tersebut hendaklah didokumenkan.

Syarikat hendaklah mengambil semua langkah yang munasabah untuk memastikan akaun tidak digunakan bagi tujuan menyimpan aset yang diperoleh hasil daripada sebarang aktiviti jenayah, memudahkan pelaksanaan sebarang aktiviti jenayah atau bagi apa-apa tujuan yang bertentangan dengan Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Peraturan-Peraturan. Bagi meminimumkan risiko pengubahan wang haram, Syarikat tidak akan menerima sebarang deposit tunai.

2.2.1 Pelaksanaan Pendekatan Berasaskan Risiko

Syarikat akan melaksanakan langkah dan prosedur yang sewajarnya berdasarkan pendekatan berasaskan risiko, dengan menumpukan usaha pada bidang yang menunjukkan risiko Pengubahan Wang Haram & Pembiayaan Keganasan lebih tinggi. Pendekatan berasaskan risiko hendaklah:

(a) Menyedari bahawa ancaman pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan berbeza mengikut pelanggan, negara, perkhidmatan dan instrumen kewangan;

(b) Membolehkan lembaga pengarah membezakan antara pelanggan Syarikat dengan cara yang sepadan dengan risiko perniagaan masing-masing;

(c) Membolehkan lembaga pengarah menggunakan pendekatannya sendiri dalam merangka dasar, prosedur dan kawalan berdasarkan keadaan dan ciri-ciri tertentu;

(d) Membantu menghasilkan sistem yang lebih menjimatkan kos; dan

(e) Menggalakkan Syarikat mengutamakan usaha dan tindakannya sebagai tindak balas terhadap kemungkinan berlakunya pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan melalui penggunaan perkhidmatan yang disediakan.

2.2.2 Kewajipan dalam mewujudkan hubungan perniagaan

Syarikat tidak boleh menjalankan transaksi sekali sahaja atau menjalin hubungan perniagaan dalam urusan perniagaan kewangan yang berkaitan melainkan:

(i) ia mempunyai prosedur pencegahan pengubahan wang haram, iaitu:

• prosedur pengenalpastian
• prosedur penyimpanan rekod; dan pemantauan;
• mengenal pasti transaksi mencurigakan;
• prosedur pelaporan dalaman serta prosedur kawalan dalaman dan komunikasi lain yang sesuai untuk membendung dan mencegah pengubahan wang haram.

(ii) ia memastikan pekerjanya mengetahui kewajipan berkanun dan prosedur Syarikat; dan

(iii) ia mengekalkan prosedur latihan.

Bagi tujuan ini, transaksi sekali sahaja ialah transaksi selain transaksi yang dilakukan dalam rangka hubungan perniagaan yang telah terjalin.

Syarikat tidak akan menjalankan urus niaga dengan individu yang menggunakan nama atau alamat yang jelas palsu dan tidak akan menyelenggara akaun tanpa nama.

Permintaan media – sebarang permintaan daripada media atau sumber lain untuk mendapatkan kenyataan atau maklumat mesti dirujuk kepada MLRO untuk dikendalikan.

2.2.3 Prosedur pengenalpastian

Syarikat mesti memastikan, secepat yang munasabah selepas hubungan pertama dibuat dan, dalam apa jua keadaan, sebelum memindahkan atau membayar wang kepada pihak ketiga, bahawa bukti yang memuaskan dikemukakan atau langkah lain diambil untuk mendapatkan bukti yang memuaskan tentang identiti mana-mana pelanggan atau pihak niaga ("pemohon"). Jika pelanggan kelihatan bertindak bagi pihak orang lain, kewajipan pengenalpastian turut merangkumi keperluan mendapatkan bukti yang mencukupi tentang identiti pihak ketiga tersebut. Jika bukti yang memuaskan tidak diberikan, firma tidak akan meneruskan sebarang urusan lanjut dan akan menamatkan apa-apa persefahaman yang telah dicapai dengan pelanggan. Jika terdapat pengetahuan atau syak wasangka tentang pengubahan wang haram, perkara itu akan dilaporkan kepada MLRO tanpa berlengah, seperti yang diperuntukkan dalam prosedur ini.

Kaedah pengenalpastian

Syarikat akan memastikan bahawa pihak yang berurusan dengannya ialah individu sebenar atau entiti undang-undang, serta mendapatkan bukti yang mencukupi untuk mengesahkan bahawa pemohon ialah individu atau organisasi tersebut. Sekiranya pihak ketiga digunakan untuk mengenal pasti atau mengesahkan identiti mana-mana pemohon, Syarikat tetap memikul tanggungjawab undang-undang sepenuhnya untuk memastikan bahawa prosedur yang dijalankan dan bukti yang diperoleh adalah memuaskan.

Oleh sebab tiada satu bentuk pengenalan pun yang dapat dijamin sepenuhnya sebagai tulen atau mencerminkan identiti yang betul, proses pengenalpastian perlu dilakukan secara kumulatif. Oleh itu, tiada satu dokumen atau sumber data tunggal (kecuali pangkalan data yang dibina daripada beberapa sumber data lain yang boleh dipercayai) boleh digunakan untuk mengesahkan kedua-dua nama dan alamat tetap.

Syarikat akan mengambil semua langkah yang diperlukan, menurut Akta dan Peraturan Pencegahan Pengubahan Wang Haram yang berkenaan, untuk mengesahkan identiti pelanggan dan pemilik benefisialnya. Tanpa sebarang pengecualian, setiap bakal pelanggan baharu hendaklah diperkenalkan oleh pelanggan sedia ada dan/atau mempunyai hubungan sedia ada dengan Syarikat.

Berikut ialah contoh bukti dokumentari yang sesuai. Pastikan dokumen yang dikemukakan ialah dokumen asal atau salinan yang diperakui sebagai salinan benar oleh peguam, Notari Awam atau perantara kewangan yang diberi kuasa. Semua dokumen mestilah daripada sumber yang boleh dipercayai, dan sukar untuk dipinda atau diperoleh secara tidak sah. Salinan fotostat semua dokumen pengenalan diri mesti dibuat di premis Syarikat dan/atau di hadapan Pengarah Eksekutif dan/atau MLRO dan/atau orang yang dilantik oleh Syarikat.

Usaha wajar

Maklumat bagi kategori berikut perlu dikumpulkan dan direkodkan:

• sumber dana;
• sumber kekayaan (penerangan tentang aktiviti ekonomi yang menjana nilai bersih)Anggaran nilai bersih;
• rujukan atau dokumen lain untuk mengesahkan maklumat reputasi, jika tersedia;
• tujuan akaun dan sifat hubungan perniagaan.

Pelanggan individu

Identiti hendaklah disahkan dengan memuaskan hati Syarikat berdasarkan dokumen pengenalan diri rasmi atau bukti lain yang sesuai mengikut keadaan, termasuk tetapi tidak terhad kepada: nama penuh; tarikh dan tempat lahir; kewarganegaraan; status perkahwinan; nama isteri/suami, jika sudah berkahwin; nama ibu bapa; alamat lengkap, termasuk nombor telefon dan kod bandar; nombor telefon dan alamat e-mel; tandatangan; pekerjaan; maklumat tentang pendapatan dan keadaan kewangannya. Dokumen pengenalan diri mestilah masih sah pada masa akaun dibuka.

• Bukti identiti pemohon hendaklah diperoleh dan disalin dalam bentuk:
• Dokumen bergambar: pasport atau kad pengenalan;
• nombor pendaftaran cukai pendapatan;
• Pengesahan alamat.

Syarikat juga mesti mendapatkan bukti berasingan tentang alamat kediaman tetap pemohon. Bukti ini hendaklah diperoleh daripada sumber terbaik yang tersedia. Satu atau lebih langkah berikut disyorkan untuk mengesahkan alamat:

Dokumen pengenalan diri yang tidak memaparkan gambar atau tandatangan dan mudah diperoleh (cth. sijil kelahiran dan lesen memandu) tidak boleh diterima sebagai satu-satunya kaedah pengenalan diri.

Pelanggan korporat

Jika syarikat pemohon disenaraikan di bursa saham yang diiktiraf atau diluluskan, atau jika terdapat bukti bebas yang menunjukkan bahawa syarikat pemohon ialah anak syarikat milik penuh atau anak syarikat yang dikawal oleh syarikat sedemikian, lazimnya tiada langkah pengesahan identiti tambahan selain pemeriksaan komersial dan usaha wajar yang biasa diperlukan.

Jika pemohon adalah syarikat yang tidak disebut harga di mana tiada pengarah atau pemegang saham utama telah mempunyai akaun dengan kami, dokumen berikut akan diperoleh daripada sumber rasmi atau bebas yang diiktiraf:

• salinan sijil pemerbadanan/sijil perdagangan atau yang setaraf dengannya; bukti alamat berdaftar syarikat; dan senarai pemegang saham dan pengarah; sijil kedudukan terbaik;
• mandat syarikat yang dibenarkan dengan betul untuk mewujudkan hubungan perniagaan;
• ekstrak daripada Daftar Komersial, atau dokumen yang setara, yang membuktikan pendaftaran akta korporat dan pindaan;
• nama dan alamat sekurang-kurangnya dua penandatangan yang diberi kuasa dan pengarah entiti korporat;
• nama dan alamat pemilik benefisial entiti korporat;
• Memorandum dan Tataurusan Pertubuhan atau dokumen yang setaraf dengannya direkodkan dengan sewajarnya dengan pejabat pendaftaran yang berwibawa;

perihalan dan sifat perniagaan termasuk:

• tarikh permulaan perniagaan;
• produk atau perkhidmatan yang disediakan;
• lokasi perniagaan utama;
• penyata kewangan terkini mengenai entiti korporat (jika ada).

Syarikat hendaklah, setakat yang boleh, mendapatkan daftar ahli atau senarai nama dan alamat pemegang saham yang memegang kepentingan mengawal dalam syarikat dan jika perlu, hendaklah mendapatkan butiran yang diperlukan oleh pelanggan individu berkenaan dengan pemilik benefisial pemegang saham korporat terbukti memegang sepuluh peratus (10%) atau lebih saham terbitan syarikat.

Kepercayaan

Di mana pelanggan adalah pemegang amanah, Syarikat akan memastikan bahawa ia memahami struktur Amanah, berdasarkan maklumat dan dokumentasi yang diberikan oleh pelanggan, secukupnya untuk menentukan penyedia dana (cth. settlor), mereka yang mempunyai kawalan ke atas dana. (cth. pemegang amanah) dan mana-mana orang atau entiti yang mempunyai kuasa untuk memecat pemegang amanah. Pemegang amanah hendaklah mengesahkan identiti peneroka atau mana-mana orang yang menambah aset kepada amanah mengikut prosedur yang berkaitan dengan pengesahan identiti pelanggan dan pemegang amanah hendaklah mengiktiraf tujuan dan sifat amanah dan identiti dana yang diselesaikan. di atasnya. Syarikat akan membuat pertimbangan yang munasabah tentang keperluan untuk usaha wajar selanjutnya.

Pemilik mutlak

Usaha wajar mesti dilakukan ke atas semua pemilik prinsipal yang dikenal pasti mengikut prinsip berikut:

Orang semulajadi: di mana pemohon adalah individu, Syarikat mesti menetapkan dengan jelas, berdasarkan maklumat dan dokumentasi yang diberikan oleh pelanggan, sama ada pelanggan bertindak bagi pihaknya sendiri.

Entiti sah: di mana pelanggan adalah sebuah syarikat, seperti syarikat pelaburan swasta, Syarikat mesti memahami struktur syarikat, berdasarkan maklumat dan dokumentasi yang diberikan oleh pelanggan, dengan cukup untuk menentukan penyedia dana, pemilik utama saham dan mereka yang mempunyai kawalan ke atas dana, cth. pengarah dan mereka yang mempunyai kuasa untuk memberi arahan kepada pengarah syarikat. Berkenaan dengan pemegang saham lain, Syarikat akan membuat pertimbangan yang munasabah tentang keperluan untuk usaha wajar selanjutnya. Prinsipal ini terpakai tidak kira sama ada modal saham dalam bentuk berdaftar atau pembawa.

2.2.4 Negara berisiko tinggi

Syarikat akan menggunakan penelitian yang lebih tinggi kepada pelanggan dan pemilik mutlak yang bermastautin dan dana yang diperoleh daripada negara yang dikenal pasti oleh sumber yang boleh dipercayai sebagai mempunyai piawaian anti-pengubahan wang haram yang tidak mencukupi atau mewakili berisiko tinggi untuk jenayah dan rasuah. Syarikat akan menggunakan piawaian yang lebih ketat untuk urus niaga yang dijalankan oleh pelanggan atau pemilik benefisial yang bermastautin di negara tersebut.

bidang kuasa luar pesisir

Risiko yang berkaitan dengan entiti yang dianjurkan dalam bidang kuasa luar pesisir dilindungi oleh prosedur usaha wajar yang dibentangkan dalam garis panduan ini. Walau bagaimanapun, Syarikat akan menggunakan piawaian yang lebih ketat kepada urus niaga yang dijalankan oleh pelanggan atau pemilik benefisial yang beribu pejabat dalam bidang kuasa tersebut.

Aktiviti berisiko tinggi

Pelanggan dan pemilik mutlak yang sumber kekayaannya diperoleh daripada aktiviti yang diketahui terdedah kepada pengubahan wang haram akan tertakluk kepada penelitian yang lebih tinggi.

Pegawai awam

Individu yang mempunyai atau pernah mempunyai jawatan amanah awam seperti pegawai kerajaan, eksekutif kanan perbadanan kerajaan, ahli politik, pegawai parti politik, dsb. dan keluarga serta rakan rapat mereka akan tertakluk kepada penelitian yang lebih tinggi.

2.2.5 Tanggungjawab pengesahan

Adalah menjadi tanggungjawab MLRO untuk mengesahkan identiti setiap pemohon baharu apabila mengambil pelanggan baharu. Prosedur pengesahan mesti dilengkapkan dan bukti yang memuaskan tentang identiti pemohon baharu mesti diperoleh sebelum pemohon dihantar perjanjian pelanggan kecuali dalam keadaan luar biasa (seperti yang ditentukan secara bertulis oleh Pegawai Pematuhan).

2.2.6 Prosedur pengesahan

Proses pengesahan hendaklah didokumenkan dengan membuat rekod maklumat yang berkaitan pada Soal Selidik Pengenalan Pelanggan Syarikat.

Jika ragu-ragu tentang maklumat yang mesti diperolehi untuk mengesahkan identiti pemohon kakitangan mesti merujuk MLRO untuk panduan tanpa berlengah-lengah dan sebelum memulakan sebarang urusan.

2.2.7 Kelulusan Pegawai Pematuhan AML

Setelah selesai, Soal Selidik Pengenalan Pelanggan hendaklah dilengkapkan dan ditandatangani oleh pekerja atau orang yang ditetapkan oleh Syarikat dan mesti diserahkan kepada Pegawai Pematuhan untuk penyimpanan rekod. Bagi setiap pemohon, Pegawai Pematuhan juga mesti menandatangani semula borang dan akan bertanggungjawab untuk memutuskan maklumat lanjut, termasuk dokumentasi, yang diperlukan sebelum menjalankan perniagaan untuk pemohon.

2.2.8 Prosedur penyimpanan rekod

Syarikat juga mesti menyimpan semua rekod selama tidak kurang daripada 5 tahun dari tarikh selesai transaksi. Ini harus termasuk rekod yang mengesahkan identiti rakan niaga dan rekod transaksi dengan atau untuk pelanggan tersebut.

2.2.9 Pemantauan dan semakan berkala

Syarikat akan membuat pertimbangan akal tentang perkara, jika ada, langkah usaha wajar selanjutnya yang perlu diambil berhubung dengan pelanggan sedia ada berkuat kuasa, dan juga melaksanakan sistem semakan berkala aktiviti akaun pelanggan berikut:

• Pelanggan berisiko rendah – setiap 22 bulan,
• Pelanggan berisiko sederhana – setiap 18 bulan
• Risiko tinggi - setiap 12 bulan.

Kakitangan yang mengendalikan atau bertanggungjawab secara pengurusan untuk mengendalikan transaksi yang mungkin melibatkan pengubahan wang haram akan dimaklumkan tentang:

• tanggungjawab mereka di bawah pengaturan anti-pengubahan wang haram Syarikat, termasuk mereka untuk mendapatkan bukti identiti yang mencukupi, mengiktiraf dan melaporkan pengetahuan atau syak wasangka pengubahan wang haram dan penggunaan penemuan kekurangan material;
• identiti dan tanggungjawab MLRO;
• undang-undang dan peraturan berkaitan pengubahan wang haram; dan
• kesan berpotensi terhadap Syarikat, pekerjanya dan pelanggannya daripada sebarang pelanggaran peruntukan pengubahan wang haram.

Semua anggota kakitangan akan mempunyai akses kepada Undang-undang dan mana-mana Garis Panduan yang berkaitan dan akan menerima latihan berkala sebagai tambahan kepada maklumat yang diberikan dalam dokumen ini. Ini dijangka termasuk seminar yang dianjurkan oleh Pegawai Pematuhan. Pekerja hendaklah memastikan bahawa mereka sentiasa mengemaskini pengetahuan mereka tentang prosedur ini memandangkan keseriusan akibat pelanggaran Akta dan Peraturan.

Rekod latihan pencegahan pengubahan wang haram yang dibekalkan mesti dikekalkan dan termasuk tarikh, sifat dan nama penerima latihan tersebut.

Terdapat kewajipan berkanun dan kawal selia ke atas semua kakitangan untuk melaporkan maklumat yang sampai kepada perhatian mereka, yang menimbulkan pengetahuan tentang syak wasangka atau alasan munasabah untuk pengetahuan atau syak wasangka pengubahan wang haram. Oleh itu, walaupun seorang kakitangan sebenarnya tidak tahu atau mengesyaki tetapi sepatutnya mengetahui atau mengesyaki, dan tidak melaporkan, dia akan melakukan kesalahan. Untuk tujuan ini, pengawasan berterusan untuk transaksi yang mencurigakan mesti dijalankan. Mengetahui pelanggannya adalah barisan pertahanan Syarikat yang paling penting dalam mencegah atau mengesan aktiviti pengubahan wang haram. Adalah penting bagi Syarikat untuk mengesahkan identiti rakan niaga baharu dan memastikan bahawa mereka terlibat dalam aktiviti perniagaan yang bona fide dan mereka berkongsi piawaian tinggi integriti dan amalan perniagaan Syarikat.

Pengetahuan berkaitan pengubahan wang haram pada masa lalu ditakrifkan secara meluas dan termasuk: dengan sengaja mengabaikan perkara yang jelas, dengan sengaja dan melulu gagal untuk membuat pertanyaan seperti yang dibuat oleh orang yang munasabah dan jujur, pengetahuan tentang keadaan yang akan menunjukkan fakta kepada orang yang jujur ​​dan munasabah itu. atau tanya mereka.

Kesangsian dinilai secara subjektif walaupun melangkaui spekulasi semata-mata. Alasan munasabah untuk mengesyaki memperkenalkan ujian objektif dan bukannya ujian subjektif kesangsian. Oleh itu, ia mungkin termasuk buta yang disengajakan (iaitu menutup mata kepada perkara yang jelas), kecuaian (secara melulu gagal untuk membuat pertanyaan yang mencukupi) dan gagal menilai dengan secukupnya fakta dan maklumat yang dibentangkan atau tersedia. Perlu diingatkan bahawa syak wasangka bergantung pada sifat perhubungan dan transaksi dan keadaan tertentu bagi setiap kes.

Oleh itu, Syarikat akan memastikan bahawa kakitangan mengambil semua langkah yang munasabah dalam keadaan tertentu untuk mengetahui pelanggan dan rasional untuk transaksi atau arahan tersebut. Syarikat hendaklah menyimpan rekod laporan yang dibuat oleh kakitangan mereka dan laporan yang dibuat kepada Pihak Berkuasa Penyeliaan.

Transaksi yang mencurigakan selalunya merupakan transaksi yang tidak konsisten dengan perniagaan sah yang diketahui oleh pelanggan. Untuk memudahkan penilaian transaksi yang mencurigakan, penekanan akan dibuat pada pemahaman perniagaan pelanggan dan penyimpanan rekod yang mencukupi. Perniagaan pelanggan dan keperluannya dan penyimpanan rekod yang mencukupi untuk memudahkan penilaian. Adalah menjadi tanggungjawab semua kakitangan untuk melaporkan pengetahuan atau syak wasangka pengubahan wang haram.

Soalan berikut boleh membantu untuk menentukan sama ada transaksi mencurigakan:

• Adakah ia tidak konsisten dengan aktiviti pelanggan yang diketahui?
• Adakah saiz urus niaga konsisten dengan norma?
• Adakah terdapat sebarang urus niaga lain yang dikaitkan dengan urus niaga berkenaan yang diketahui oleh Syarikat dan yang boleh direka bentuk untuk menyamar wang dan mengalihkannya ke dalam bentuk lain atau destinasi atau penerima manfaat lain?
• Adakah transaksi itu rasional untuk pelanggan?
• Adakah corak transaksi pelanggan telah berubah?
• Adakah pelanggan mempunyai sebab untuk menjalankan perniagaan di negara berkenaan?
• Adakah kaedah pembayaran yang dicadangkan oleh pelanggan luar biasa?

Kecurigaan terhadap pengubahan wang haram, walau bagaimanapun kecil, harus dibincangkan dengan segera dengan MLRO. Borang dalaman untuk membuat laporan tentang syak wasangka atau pengetahuan tentang pengubahan wang haram telah disertakan dalam manual ini.

Langkah juga perlu diambil untuk memantau akaun yang dipegang bagi pihak pelanggan yang memegang jawatan amanah awam seperti pegawai kerajaan, ahli politik dan mana-mana akaun berkaitan yang diketahui.

Melaporkan syak wasangka adalah pembelaan terhadap tuntutan kerana pecah keyakinan. Bagaimanapun, sebarang kenyataan kepada akhbar atau publisiti lain mesti disalurkan melalui MLRO atau timbalannya. Laporan yang dibuat dengan suci hati, hendaklah mengecualikan orang yang terlibat daripada liabiliti jenayah, sivil atau pentadbiran. Kerahsiaan semasa siasatan sedang dijalankan adalah amat penting dan pekerja diingatkan tentang kesalahan "memberi maklumat".

Pekerja mesti melaporkan sebarang syak wasangka pengubahan wang haram yang berkaitan kepada MLRO.

Kecurigaan itu hendaklah didokumenkan sepenuhnya, termasuk nama dan lokasi pekerja yang melaporkan, butiran penuh pelanggan, dan akaun maklumat yang menimbulkan syak wasangka.

Semua pertanyaan dalaman yang dibuat berhubung dengan laporan itu, dan sebab di sebalik sama ada perlu menyerahkan laporan itu atau tidak juga harus didokumenkan.

MLRO harus mengingatkan pekerja pelapor untuk mengelakkan "memaklumkan" subjek syak wasangka yang dilaporkan, dan maklumat berkenaan laporan tidak seharusnya didedahkan kepada mana-mana pihak ketiga.

Keperluan untuk melaporkan juga termasuk situasi di mana perniagaan atau transaksi tidak diteruskan kerana keadaan di sekeliling permohonan atau cadangan menimbulkan syak wasangka pengubahan wang haram.

Kami akan mendokumenkan pengesahan kami, termasuk semua maklumat pengenalan yang diberikan oleh pelanggan, kaedah yang digunakan dan hasil pengesahan, dan penyelesaian sebarang percanggahan dalam maklumat pengenalpastian. Kami akan menyimpan rekod yang mengandungi perihalan mana-mana dokumen yang kami harapkan untuk mengesahkan identiti pelanggan, mencatat jenis dokumen, sebarang nombor pengenalan yang terkandung dalam dokumen, tempat pengeluaran, tarikh pengeluaran dan tarikh tamat tempoh. Berkenaan dengan pengesahan bukan dokumentari, kami akan mengekalkan dokumen yang menerangkan kaedah dan keputusan sebarang langkah yang kami ambil untuk mengesahkan identiti pelanggan. Kami akan mengekalkan rekod semua maklumat pengenalan selama lima tahun selepas akaun ditutup. Kami akan menyimpan rekod yang dibuat mengenai pengesahan identiti pelanggan selama lima tahun selepas rekod dibuat.

Syarikat hendaklah mempunyai kewajipan untuk mengesahkan bahawa setiap Pelanggan telah menyerahkan Soal Selidik Kenali-Pelanggan-Anda yang ditandatangani dengan sewajarnya (atas nama "KYC").

Syarikat hendaklah mempunyai kewajipan untuk menyediakan Klien bantuan yang sewajarnya untuk menyiapkan KYC dengan tepat. Syarikat mesti memaklumkan kepada semua Pelanggan tentang kepentingan yang ditanggung dengan penyiapan tepat KYC, supaya membolehkan Syarikat menyediakan perkhidmatan, perlindungan dan promosi yang tepat untuk kepentingan Pelanggan.

Mengenali pengalaman Pelanggan dengan pelaburan termasuk mendapatkan maklumat mengenai urus niaga dalam instrumen kewangan yang dijalankan oleh Pelanggan pada masa lalu, jenis dan kuantiti yang terlibat, serta kekerapan transaksi.

Berkenaan dengan sasaran pelaburan Pelanggan, Syarikat mesti mendapatkan maklumat terutamanya mengenai ufuk pelaburan yang dimaksudkan (jangka pendek, sederhana, panjang) serta selera risiko Pelanggan (rendah, sederhana atau tinggi).

Selain itu, penilaian pegangan kewangan Pelanggan mesti merangkumi pandangan yang lebih luas tentang portfolio aset Pelanggan, antara lain, pendapatan Pelanggan, serta aset utama Pelanggan (hartanah, aset kewangan, barang berharga, aset penting lain), bulanan Pelanggan perbelanjaan dan obligasi hutang.

Syarikat mesti memaklumkan kepada Pelanggan keperluan untuk memaklumkan Syarikat tentang perubahan masa depan dalam butiran Pelanggan dan keadaan kewangan.

Terdapat kewajipan ke atas semua kakitangan untuk melaporkan pengetahuan atau syak wasangka pengubahan wang haram mengikut prosedur ini. Seseorang pekerja melakukan kesalahan jika wujud alasan yang munasabah untuk disyaki/pengetahuan pengubahan wang haram dan dia gagal melaporkan diri. Oleh itu, jika anda mempunyai syak wasangka, tidak kira betapa kecilnya:

(a) Maklumkan MLRO dengan segera secara lisan dan lengkapkan borang pelaporan ini. Anda kini dibebaskan daripada sebarang liabiliti jenayah peribadi. Walau bagaimanapun, anda mesti mematuhi arahan Pegawai Pematuhan dan pengurusan berkenaan dengan pelanggan dan transaksi sehingga perkara itu diselesaikan;

(b) Anda tidak boleh terus menguruskan portfolio pelanggan sehingga kelulusan diberikan oleh Pegawai Pematuhan;

(c) Pegawai Pematuhan mesti segera menyemak keadaan dengan pengurusan kanan;

(d) Semakan sama ada akan mengekalkan atau menafikan syak wasangka. Kecurigaan yang berterusan akan menyebabkan Syarikat membuat laporan sulit kepada pihak berkuasa yang akan mengarahkan Syarikat bagaimana untuk meneruskan;

(e) Anda tidak boleh memberitahu pelanggan atau mana-mana orang lain yang anda atau Syarikat telah membuat laporan;

(f) Jika ragu-ragu, dapatkan bimbingan daripada Pegawai Pematuhan.

SILA LENGKAPKAN YANG BERIKUT

1. Nama pelanggan
2. Negara penubuhan/asal:
3. Jenis pelanggan (sila gariskan jenis yang sesuai):
4. Perkongsian Perbadanan
5. Nama kenalan:

• Jawatan:
• Butiran kenalan:
• Telefon:
• Faksimili:

6. Adakah pelanggan pelanggan sedia ada

• Ya
• Tidak - sila berikan semua maklumat pengenalan yang tersedia

8. Kecurigaan yang timbul atau pengetahuan yang diperoleh semasa prosedur pengenalan:

(a) Bagaimanakah pelanggan diperkenalkan kepada kami?

(b) Adakah pengesahan identiti lengkap?

(c) Adakah mendapatkan pengesahan identiti pelanggan adalah luar biasa sukar?

Jika ya sila nyatakan:

9. Sila perincikan dalam ruang di bawah pengetahuan atau syak wasangka pengubahan wang haram, mengapa anda mencurigakan dan sebarang maklumat lain yang berkaitan. Tolong beri maklumat sebanyak mungkin. Perkara berikut mungkin boleh membantu:

(a) Adakah peranan mana-mana fidusiari yang terlibat dalam pengurusan portfolio biasa?

(b) Adakah pembayaran ke dalam akaun melalui cek pihak ketiga tanpa sebarang kaitan yang jelas dengan bakal pelabur?

(c) Adakah pembayaran melalui cek ke dalam akaun di mana terdapat variasi antara pemegang akaun, penandatangan dan bakal pelabur?

(d) Keadaan lain yang mencurigakan:

10. MLRO: sila tambah sebarang maklumat lanjut yang berkaitan untuk menyokong atau menafikan syak wasangka.