ความรับผิดชอบสองประการของการปฏิบัติตามนโยบายป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน (AML) และการปฏิบัติตามข้อกำหนดการต่อต้านการสนับสนุนการก่อการร้าย (TF) จะดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML (MLRO) เจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML จะปฏิบัติหน้าที่โดยอิสระจากกิจกรรมและบริการที่พวกเขาดูแล และเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML รายงานโดยตรงต่อคณะกรรมการบริษัท
ความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามข้อกำหนดประกอบด้วยงานต่อไปนี้:
เจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML มีอำนาจหน้าที่ดังต่อไปนี้:
หน้าที่ของเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML
เจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML จะติดตามกิจกรรมของบริษัทและลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อหาข้อบ่งชี้ถึงสัญญาณของการฟอกเงิน โดยการตรวจสอบเอกสารยอดการซื้อขาย ใบแจ้งยอดบัญชี รายงานความผิดปกติ หรือรายงานและเอกสารอื่นๆ เพื่อหาข้อบ่งชี้ถึงกิจกรรมที่น่าสงสัย
เจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML มีหน้าที่รับผิดชอบในการให้ความร่วมมือกับการสืบสวนการฟอกเงินตามกฎระเบียบทั้งหมด โดยการจัดเตรียมเอกสารและข้อมูลตามที่ร้องขอทั้งหมดแก่องค์กรของรัฐบาลกลาง รัฐและองค์กรกำกับดูแลตนเอง
รับรายงานกิจกรรมที่ต้องสงสัย
เจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML มีหน้าที่รับรายงานทั้งหมดจากพนักงานเกี่ยวกับกิจกรรมที่น่าสงสัยหรือการละเมิดนโยบายต่อต้านการฟอกเงิน โดยเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML จะต้องยอมรับรายงานดังกล่าวทั้งหมดอย่างเป็นความลับจากหัวหน้าแผนกหรือจากพนักงานโดยตรง
เจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML มีหน้าที่ดำเนินการสอบสวนอย่างละเอียดในทุกกรณีที่มีรายงานพฤติกรรมน่าสงสัย กระบวนการสอบสวนรวมถึงข้อมูลใดๆที่ได้จากการสอบสวน ตลอดจนการตัดสินใจขั้นสุดท้ายของเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML เกี่ยวกับการสอบสวนจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสารบันทึกไว้
บริษัทจะใช้มาตรการที่เหมาะสมทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีจะไม่ถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการถือครองทรัพย์สินที่ได้รับอันเป็นผลมาจากหรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการกระทำผิดใดๆ หรือเพื่อวัตถุประสงค์ใดๆที่ขัดต่อพระราชบัญญัติป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน และข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เพื่อลดความเสี่ยงจากการฟอกเงิน บริษัทจะไม่รับฝากเงินสดใดๆทั้งสิ้น
2.2.1 การดำเนินการตามแนวทางความเสี่ยง
บริษัทจะดำเนินการตามมาตรการและขั้นตอนที่เหมาะสมตามแนวทางความเสี่ยง เพื่อมุ่งเน้นความพยายามในกรณีที่ความเสี่ยงของการฟอกเงินและการสนับสนุนทางการเงินแก่ผู้ก่อการร้ายมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้น แนวทางที่อิงตามระดับความเสี่ยงนี้ จะประกอบด้วยหลักการดังต่อไปนี้:
(a) รับรู้ว่าภัยคุกคามจากการฟอกเงินและการสนับสนุนการก่อการร้ายนั้น มีความแตกต่างกันไปตามแต่ละลูกค้า ประเทศ บริการ และตราสารทางการเงิน;
(b) อนุญาตให้คณะกรรมการบริษัทสามารถแบ่งกลุ่มลูกค้าของบริษัท โดยพิจารณาตามระดับความเสี่ยงของธุรกิจแต่ละประเภทของลูกค้า;
(c) อนุญาตให้คณะกรรมการบริษัทสามารถนำแนวทางของตนเองมาใช้ในการกำหนดนโยบาย ขั้นตอน และการควบคุม โดยพิจารณาตามบริบทและลักษณะเฉพาะของสถานการณ์ในแต่ละกรณี;
(d) ช่วยให้บริษัทสามารถสร้างระบบที่มีความคุ้มค่ามากขึ้น; และ
(e) ส่งเสริมการจัดลำดับความสำคัญของความพยายามและการดำเนินการของบริษัท เพื่อตอบสนองต่อแนวโน้มความเป็นไปได้ที่อาจเกิดการฟอกเงิน หรือการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้ายผ่านการใช้บริการที่มีให้
2.2.2 หน้าที่ในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
บริษัทไม่สามารถดำเนินธุรกรรมแบบเฉพาะคราว (one-off transaction) หรือสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจในธุรกิจทางการเงินที่เกี่ยวข้อง เว้นแต่:
(i) มีกระบวนการกำหนดขั้นตอนการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน ซึ่งหมายความว่า:
(ii) ทำให้พนักงานตระหนักถึงหน้าที่ตามกฎหมายและขั้นตอนของบริษัท และ;
(iii) บริษัทมีกระบวนการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง
สำหรับวัตถุประสงค์ดังกล่าว ธุรกรรมเฉพาะคราว (one-off transaction) คือ ธุรกรรมอื่นที่ไม่ใช่ธุรกรรมที่เกิดขึ้นระหว่างการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
บริษัทจะไม่ดำเนินธุรกิจกับบุคคลที่ใช้ชื่อหรือที่อยู่ที่ปรากฏว่าเป็นเท็จอย่างชัดเจน และไม่สามารถรักษาบัญชีที่ไม่เปิดเผยตัวตนได้
คำขอจากสื่อมวลชน - การร้องขอข้อความหรือข้อมูลจากสื่อหรือแหล่งอื่นๆ ควรถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML (MLRO) เพื่อดำเนินการ
2.2.3 กระบวนการระบุตัวตน
บริษัทจะต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสารหลักฐานว่าได้รับหลักฐานที่น่าพอใจ หรือมีการดำเนินการตามมาตรการที่เพียงพอเพื่อสร้างหลักฐานยืนยันตัวตนที่น่าพอใจของลูกค้าหรือคู่สัญญา (ผู้ยื่นคำขอ) โดยต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จโดยเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้หลังจากการติดต่อกันครั้งแรก และก่อนที่จะโอนหรือจ่ายเงินใดๆให้แก่บุคคลที่สาม กรณีที่ลูกค้าดูเหมือนว่าจะทำธุรกรรมแทนบุคคลอื่น บริษัทมีหน้าที่ขอเอกสารหลักฐานเพื่อยืนยันตัวตนของบุคคลที่สามนั้นด้วย หากลูกค้าไม่สามารถแสดงเอกสารหลักฐานที่น่าพอใจ บริษัทจะไม่ดำเนินธุรกิจใดๆและจะยุติความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ได้บรรลุกับลูกค้า หากบริษัทพบข้อมูลหรือสงสัยว่ามีการฟอกเงินเกิดขึ้น บริษัทจะต้องรายงานทันทีตามข้อกำหนดที่ให้ไว้ในขั้นตอนเหล่านี้ไปยัง MLRO
วิธีการระบุตัวตน
บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำลังติดต่อกับบุคคลหรือนิติบุคคลจริง และได้รับหลักฐานเพียงพอที่จะพิสูจน์ว่าผู้ยื่นคำขอคือบุคคลหรือนิติบุคคลนั้นๆ ในกรณีที่มีการพึ่งพาบุคคลที่สามในการพิจารณาหรือยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอ ความรับผิดชอบทางกฎหมายโดยรวมในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการและหลักฐานที่ได้รับนั้นเป็นที่พอใจของบริษัท
เนื่องจากไม่มีรูปแบบการระบุตัวตนใดที่สามารถรับประกันได้อย่างสมบูรณ์ว่าเป็นของแท้ หรือแสดงถึงตัวตนที่ถูกต้อง ดังนั้น กระบวนการระบุตัวตนจึงต้องอาศัยเอกสารหลายชิ้นประกอบกัน โดยไม่สามารถใช้เอกสารหรือแหล่งข้อมูลเพียงแหล่งเดียว (ยกเว้นฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้อื่นๆ) ในการยืนยันทั้งชื่อและที่อยู่ถาวร
บริษัทจะใช้มาตรการที่จำเป็นทั้งหมดตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินที่บังคับใช้ เพื่อระบุตัวตนของลูกค้าและเจ้าของผลประโยชน์ โดยไม่มีข้อยกเว้น ลูกค้าในอนาคตจะต้องได้รับการแนะนำโดยลูกค้าปัจจุบัน และ/หรือ ต้องเคยมีความสัมพันธ์กับบริษัทอยู่แล้ว
ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างเอกสารหลักฐานที่เหมาะสม ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่ให้มาเป็นเป็นต้นฉบับหรือสำเนาถูกต้องที่ได้รับการรับรองโดยทนายความ โนตารีพับบลิค (Notary Public) หรือคนกลางทางการเงินที่ได้รับอนุญาต เอกสารทั้งหมดจะต้องมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ ซึ่งยากต่อการที่จะแก้ไขหรือได้มาอย่างผิดกฎหมาย สำเนาเอกสารแสดงตัวตนทั้งหมดจะต้องถ่าย ณ สถานที่ของบริษัท และ/หรือต่อหน้ากรรมการบริหาร และหรือ MLRO และหรือบุคคลที่บริษัทฯแต่งตั้ง
กระบวนการตรวจสอบอย่างรอบคอบ
จำเป็นต้องรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ครอบคลุมประเภทต่อไปนี้:
ลูกค้าบุคคล
บริษัทจะทำการยืนยันตัวตนของลูกค้าจนเป็นที่พึงพอใจ โดยการอ้างอิงถึงเอกสารประจำตัวอย่างเป็นทางการหรือหลักฐานอื่นๆที่เหมาะสมตามสถานการณ์นั้นๆ ซึ่งรวมถึง (แต่ไม่จำกัดเพียง): ชื่อเต็ม; วันเดือนปีเกิดและสถานที่เกิด; สัญชาติ; สถานภาพการสมรส; ชื่อคู่สมรส (ถ้ามี) ; ชื่อบิดามารดา; ที่อยู่ที่สมบูรณ์ รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และรหัสเมือง ; เบอร์โทรศัพท์และอีเมล ลายเซ็นต์ อาชีพ ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้และสถานะทางการเงินของบุคคลนั้น เอกสารประจำตัวทั้งหมดจะต้องเป็นเอกสารที่ยังไม่หมดอายุ ณ เวลาที่เปิดบัญชี
บริษัทจำเป็นต้องขอเอกสารยืนยันที่อยู่อาศัยถาวรของผู้ยื่นคำขอแยกต่างหาก ซึ่งควรมาจากแหล่งที่มาที่เชื่อถือได้มากที่สุด ควรดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งขั้นตอนเพื่อยืนยันที่อยู่:
เอกสารประจำตัวที่ไม่มีรูปถ่ายหรือลายเซ็น และสามารถหาได้ง่าย (เช่น ใบสูติบัตรและใบขับขี่) ไม่สามารถใช้เป็นเอกสารยืนยันตัวตนเพียงอย่างเดียวได้
ลูกค้าองค์กร
สำหรับกรณีบริษัทผู้ยื่นคำขอเป็นบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ที่ได้รับการยอมรับหรือได้รับการอนุมัติ หรือ มีหลักฐานยืนยันอิสระที่แสดงว่าบริษัทผู้ยื่นคำขอเป็นบริษัทย่อยที่ถือหุ้นทั้งหมด หรือเป็นบริษัทย่อยที่อยู่ภายใต้การควบคุมของบริษัทดังกล่าว โดยปกติแล้ว บริษัทฯไม่จำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติมเพื่อยืนยันตัวตน นอกเหนือจากการตรวจสอบเชิงพาณิชย์ตามปกติและการตรวจสอบอย่างรอบคอบที่จำเป็น
ในกรณีที่บริษัทผู้ยื่นคำขอเป็นบริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ โดยกรรมการหลักหรือผู้ถือหุ้นไม่มีบัญชีอยู่กับบริษัทของเรา เอกสารต่อไปนี้จะต้องขอรับรองความถูกต้องจากแหล่งข้อมูลที่เป็นทางการหรือแหล่งข้อมูลอิสระที่ได้รับการยอมรับ:
รายละเอียดและลักษณะการประกอบธุรกิจ ได้แก่:
บริษัทจะพยายามรวบรวมรายชื่อสมาชิกหรือรายชื่อและที่อยู่ของผู้ถือหุ้นที่มีอำนาจควบคุมในบริษัทเท่าที่เป็นไปได้ ในกรณีที่จำเป็น บริษัทจะขอรวบรวมข้อมูลเดียวกันที่จำเป็นของลูกค้าแต่ละรายที่เกี่ยวข้องกับเจ้าของผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นบริษัท ซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าถือหุ้นสิบเปอร์เซ็นต์ (10%) หรือมากกว่าของหุ้นที่ออกจำหน่ายของบริษัท
ทรัสต์ (Trust)
ในกรณีที่ลูกค้าเป็นผู้ดูแลผลประโยชน์ (ทรัสตี) บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างของกองทรัสต์โดยอิงตามข้อมูลและเอกสารที่ลูกค้าให้ไว้ เพื่อให้เพียงพอต่อการระบุผู้ให้บริการกองทุน (เช่น เซทเทลอร์) ผู้ที่มีอำนาจควบคุมกองทุน (เช่น ทรัสตี) และบุคคลหรือหน่วยงานใดๆที่มีอำนาจถอดถอนผู้ดูแลผลประโยชน์ ผู้ดูแลผลประโยชน์จะต้องตรวจสอบตัวตนของผู้จัดตั้งกองทรัพย์หรือบุคคลใดๆที่เพิ่มทรัพย์สินให้กับกองทรัสต์ตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบตัวตนของลูกค้า และผู้ดูแลผลประโยชน์จะต้องระบุวัตถุประสงค์และลักษณะของกองทรัสต์ตลอดจนที่มาของเงินที่นำมาจัดตั้งกองทรัสต์ บริษัทจะใช้ดุลพินิจพิจารณาอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับความจำเป็นในการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติม
เจ้าของผลประโยชน์
บริษัทจำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบอย่างรอบคอบกับเจ้าของผลประโยชน์หลักทั้งหมดที่ระบุไว้ โดยยึดหลักการดังต่อไปนี้:
บุคคลธรรมดา: ในกรณีที่ผู้ยื่นคำขอเป็นบุคคลธรรมดา บริษัทจะต้องพิจารณาข้อมูลและเอกสารประกอบที่ลูกค้าจัดส่งมา เพื่อยืนยันให้ชัดเจนว่า ลูกค้ากำลังดำเนินการในนามของตนเอง
นิติบุคคล: ในกรณีที่ลูกค้าเป็นบริษัท เช่น บริษัทลงทุนเอกชน บริษัทจะต้องเข้าใจโครงสร้างของบริษัทตามข้อมูลและเอกสารที่ลูกค้าจัดเตรียมมาให้ เพื่อให้เพียงพอต่อการระบุแหล่งที่มาของเงินทุน เจ้าของหุ้นหลักและผู้มีอำนาจควบคุมกองทุน เช่น กรรมการผู้จัดการและผู้มีอำนาจในการสั่งการกรรมการผู้จัดการของบริษัท สำหรับผู้ถือหุ้นรายอื่น บริษัทจะใช้ดุลยพินิจตามสมควรเกี่ยวกับความจำเป็นในการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติม หลักการนี้บังคับใช้กับผู้ถือหุ้นโดยไม่คำนึงว่าทุนเรือนหุ้นจะอยู่ในรูปแบบจดทะเบียนหรือในรูปแบบผู้ถือ
2.2.4 ประเทศที่มีความเสี่ยงสูง
บริษัทจะเพิ่มความเข้มงวดในการตรวจสอบอย่างละเอียดยิ่งขึ้นกับลูกค้าและเจ้าของผลประโยชน์ที่อาศัยอยู่ในและจัดหาเงินทุนจากประเทศที่ระบุโดยแหล่งที่เชื่อถือได้ว่ามีมาตรฐานการป้องกันการฟอกเงินไม่เพียงพอหรือมีความเสี่ยงสูงต่ออาชญากรรมและการทุจริต บริษัทจะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดมากขึ้นกับการทำธุรกรรมที่ดำเนินการโดยลูกค้าหรือเจ้าของผลประโยชน์ที่มีภูมิลำเนาอยู่ในประเทศดังกล่าว
เขตอำนาจศาลนอกชายฝั่ง
ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นในเขตอำนาจศาลนอกอาณาเขตครอบคลุมได้รับการคุ้มครองโดยขั้นตอนการตรวจสอบสถานะที่ระบุไว้ตามแนวทางในข้อปฏิบัตินี้ อย่างไรก็ตาม บริษัทจะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดมากขึ้นสำหรับธุรกรรมที่ดำเนินการโดยลูกค้าหรือเจ้าของผลประโยชน์ซึ่งมีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเขตอำนาจศาลดังกล่าว
กิจกรรมที่มีความเสี่ยงสูง
ลูกค้าและเจ้าของผลประโยชน์ที่มีแหล่งที่มาของสินทรัพย์มาจากกิจกรรมที่ทราบกันว่าเสี่ยงต่อการฟอกเงินจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างเข้มงวด
เจ้าหน้าที่ของรัฐ
บุคคลที่ดำรงหรือเคยดำรงตำแหน่งในหน่วยงานภาครัฐ เช่น เจ้าหน้าที่ของรัฐ เจ้าหน้าที่อาวุโสขององค์กรของรัฐ นักการเมือง เจ้าหน้าที่พรรคการเมือง ฯลฯ และครอบครัวและผู้ใกล้ชิดจะถูกตรวจสอบตรวจสอบอย่างเข้มงวด
2.2.5 ความรับผิดชอบในการยืนยันตัวตน
MLRO มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอใหม่แต่ละราย เมื่อบริษัทฯรับลูกค้ารายใหม่ ขั้นตอนการตรวจสอบยืนยันตัวตนจะต้องดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ และต้องได้รับเอกสารยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอใหม่ที่น่าพอใจ ก่อนที่จะส่งข้อตกลงลูกค้า (customer agreement) ให้กับผู้ยื่นคำขอ ยกเว้นในกรณีพิเศษ (ตามที่กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรโดยเจ้าหน้าที่กำกับการดูแล)
2.2.6 ขั้นตอนการยืนยันตัวตน
กระบวนการตรวจสอบยืนยันตัวตนจะต้องจัดทำเป็นเอกสาร โดยการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแบบสอบถามข้อมูลประจำตัวลูกค้าของบริษัท
หากมีข้อสงสัยว่าจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลใดบ้างในการตรวจสอบยืนยันตัวตนของผู้ยื่นคำขอ เจ้าหน้าที่ต้องปรึกษากับ MLRO เพื่อขอคำแนะนำโดยเร็วที่สุด ก่อนที่จะมีการดำเนินธุรกรรมใดๆ
2.2.7 การอนุมัติจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล AML
เมื่อกรอกแบบสอบถามข้อมูลประจำตัวลูกค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว พนักงาน หรือ บุคคลที่บริษัทฯแต่งตั้ง จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและลงลายมือชื่อ และจะต้องส่งมอบแบบฟอร์มดังกล่าวไปยังเจ้าหน้าที่กำกับดูแลเพื่อทำการเก็บบันทึก สำหรับผู้ยื่นคำขอแต่ละราย เจ้าหน้าที่กำกับดูแลจะต้องลงนามในแบบฟอร์มด้วย และจะรับผิดชอบในการพิจารณาเกี่ยวกับการขอรับข้อมูลเพิ่มเติม รวมถึงเอกสารประกอบต่างๆที่จำเป็นก่อนที่จะดำเนินธุรกิจกับผู้ยื่นคำขอรายนั้น
2.2.8 ขั้นตอนการเก็บบันทึก
บริษัทยังต้องเก็บรักษาบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับตั้งแต่วันที่ทำธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ เอกสารเหล่านี้ควรประกอบด้วยเอกสารบันทึกการยืนยันตัวตนของคู่สัญญาและบันทึกการทำธุรกรรมที่ทำกับหรือเพื่อสำหรับลูกค้ารายนั้น
2.2.9 การติดตามและการประเมินผลเป็นระยะ
บริษัทจะใช้ดุลพินิจอย่างรอบคอบในการพิจารณาว่าขั้นตอนการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติมใดที่จำเป็นจะต้องดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวกับลูกค้าปัจจุบัน (ถ้ามี) และจะใช้ระบบการตรวจสอบกิจกรรมบัญชีลูกค้าเป็นระยะดังต่อไปนี้:
พนักงานที่ดำเนินการหรือมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการการประมวลผลธุรกรรมที่อาจเกี่ยวข้องกับการฟอกเงินจะต้องตระหนักถึง:
พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงกฎหมาย และแนวทางปฏิบัติที่เกี่ยวข้องและจะได้รับการฝึกอบรมเป็นระยะเพิ่มเติมจากข้อมูลที่ให้ไว้ในเอกสารนี้ ซึ่งคาดว่าจะรวมถึงการจัดสัมมนาโดยเจ้าหน้าที่กำกับดูแลพนักงานควรศึกษาและอัพเดทความรู้เกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ โดยคำนึงถึงความร้ายแรงของผลที่ตามมาของการละเมิดพระราชบัญญัติและกฎระเบียบข้อบังคับ
บันทึกการฝึกอบรมการป้องกันการฟอกเงินที่จัดไว้ให้จะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้ และรวมถึงวันที่ ลักษณะเนื้อหาการฝึกอบรม และชื่อของผู้ที่ได้รับการฝึกอบรมดังกล่าว
พนักงานทุกคนมีหน้าที่ตามกฎหมายและข้อบังคับในการรายงานข้อมูลที่ทราบ หากข้อมูลนั้นก่อให้เกิดความสงสัย หรือมีเหตุอันสมควรเกี่ยวกับการฟอกเงิน ดังนั้นแม้ว่าพนักงานจะไม่ทราบหรือสงสัยจริง แต่ถ้าหากควรจะรู้หรือสงสัยได้อย่างสมเหตุสมผล แต่ไม่รายงาน ก็ถือว่าเป็นการกระทำความผิด ด้วยเหตุนี้จึงต้องมีการเฝ้าระวังธุรกรรมที่น่าสงสัยอย่างต่อเนื่อง การทำความเข้าใจลูกค้าเป็นแนวทางการป้องกันที่สำคัญที่สุดของบริษัทในการป้องกันหรือตรวจจับกิจกรรมการฟอกเงิน เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทในการตรวจสอบตัวตนของพันธมิตรรายใหม่ และให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วมในกิจกรรมทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย และปฏิบัติตามมาตรฐานระดับสูงด้านความซื่อสัตย์และการดำเนินธุรกิจเช่นเดียวกับบริษัท
ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการฟอกเงินมีการกำหนดไว้อย่างกว้างๆในอดีตและรวมถึง: การจงใจเพิกเฉยต่อสิ่งที่เห็นได้ชัดเจนโดยเจตนา จงใจเพิกเฉยและเลินเล่อในการดำเนินการสืบสวนเช่นบุคคลที่ซื่อสัตย์และมีเหตุมีผลพึงจะทำ ข้อมูลที่เกี่ยวกับสถานการณ์ของธุรกรรม ซึ่งสถานการณ์เหล่านั้นอาจชี้ให้เห็นถึงการกระทำผิดกฎหมาย หรือ เป็นการกระทำที่ควรต้องมีการสอบสวนเพิ่มเติม
ความสงสัยได้รับการประเมินตามอัตวิสัย แม้ว่าจะนอกเหนือไปจากการคาดเดาก็ตาม เหตุอันสมควรที่ต้องสงสัยถือเป็นการทดสอบตามวัตถุประสงค์มากกว่าการทดสอบความสงสัยเชิงอัตวิสัย ดังนั้นอาจรวมถึงการเพิกเฉยโดยเจตนา (เช่น การเมินเฉยต่อสิ่งที่เห็นได้ชัด) ความประมาทเลินเล่อ (ไม่ใส่ใจหรือละเลยในการสอบถามข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน) และความล้มเหลวในการประเมินข้อเท็จจริงและข้อมูลที่นำเสนอหรือข้อมูลที่มีอยู่ โปรดทราบว่าข้อสงสัยจะขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์และการทำธุรกรรมตลอดจนสถานการณ์เฉพาะของแต่ละกรณี
ดังนั้น บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานจะดำเนินการทุกขั้นตอนอย่างเหมาะสมตามบริบทของสถานการณ์นั้นๆ เพื่อทำความเข้าใจลูกค้า และเข้าใจเหตุผลของการทำธุรกรรมหรือคำสั่ง บริษัทจะเก็บบันทึกรายงานที่จัดทำโดยพนักงานและรายงานที่ส่งไปยังหน่วยงานกำกับดูแล
โดยทั่วไป ธุรกรรมที่น่าสงสัยมักจะเป็นธุรกรรมที่ไม่สอดคล้องกับกิจกรรมทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายของลูกค้า เพื่ออำนวยความสะดวกในการประเมินธุรกรรมที่น่าสงสัย บริษัทจะเน้นไปที่การทำความเข้าใจในธุรกิจของลูกค้าและการเก็บบันทึกเอกสารอย่างเพียงพอ ทั้งในส่วนธุรกิจของลูกค้าและความต้องการของลูกค้า และการเก็บบันทึกเอกสารที่เพียงพอจะช่วยอำนวยความสะดวกในการประเมิน โดยเป็นความรับผิดชอบของพนักงานทุกคนในการรายงานข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน
คำถามต่อไปนี้อาจช่วยในการพิจารณาว่าธุรกรรมนั้นน่าสงสัยหรือไม่:
หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน ไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด ควรปรึกษากับ MLRO ทันที แบบฟอร์มภายในสำหรับการรายงานข้อสงสัยหรือข้อมูลเกี่ยวกับการฟอกเงินรวมอยู่ในคู่มือฉบับนี้
ควรดำเนินขั้นตอนในการตรวจสอบเพิ่มเติมสำหรับบัญชีที่ถือครองโดยลูกค้าที่ดำรงตำแหน่งที่ได้รับความไว้วางใจจากสาธารณะ เช่น เจ้าหน้าที่รัฐ นักการเมือง และบัญชีที่เกี่ยวข้องอื่นๆที่ทราบ
การรายงานความสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน ถือเป็นการป้องกันมิให้มีความผิดฐานละเมิดความลับ อย่างไรก็ตาม หากมีการแถลงข่าวหรือเผยแพร่ข้อมูลต่อสาธารณะจะต้องดำเนินการผ่านเจ้าหน้าที่ MLRO หรือผู้แทนของเจ้าหน้าที่ รายงานที่ทำโดยสุจริตจะช่วยยกเว้นความรับผิดทางอาญา ทางแพ่ง หรือทางปกครองให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง การรักษาความลับในขณะระหว่างการดำเนินการสอบสวนมีความสำคัญอย่างยิ่ง และพนักงานทุกคนควรตระหนักถึงความผิดฐาน "การเปิดเผยข้อมูลความลับทางราชการให้ผู้อื่นทราบ" (tipping-off)
พนักงานจะต้องรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยที่เกี่ยวข้องกับการฟอกเงินต่อ MLRO
รายงานพฤติกรรมที่น่าสงสัยควรมีการบันทึกข้อมูลอย่างครบถ้วน ซึ่งรวมถึงชื่อและตำแหน่งของพนักงานที่รายงาน ข้อมูลรายละเอียดของลูกค้า และคำอธิบายข้อมูลที่ทำให้เกิดความสงสัย
กระบวนการสอบสวนภายในบริษัททั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายงาน และเหตุผลที่ตัดสินใจว่าจะส่งรายงานไปยังหน่วยงานกำกับดูแลหรือไม่นั้น ควรได้รับการบันทึกไว้ด้วย
MLRO ควรแจ้งเตือนพนักงานที่รายงานให้หลีกเลี่ยง "การเปิดเผยข้อมูลความลับทางราชการให้ผู้อื่นทราบ" (tipping-off) ของรายงานข้อสงสัย และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายงานไม่ควรเปิดเผยต่อบุคคลที่สาม
ข้อกำหนดในการรายงานยังครอบคลุมถึงสถานการณ์ที่ธุรกิจหรือธุรกรรมไม่ได้ดำเนินการต่อ เนื่องจากสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการยื่นคำขอหรือข้อเสนอของลูกค้าที่ก่อให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน
เราจะจัดทำบันทึกเอกสารกระบวนการการตรวจสอบ รวมถึงข้อมูลการระบุตัวตนทั้งหมดที่ลูกค้าให้ไว้ วิธีการที่ใช้และผลลัพธ์ของกระบวนการตรวจสอบการยืนยันตัวตน และการแก้ไขความคลาดเคลื่อนใดๆในกระบวนการระบุข้อมูลการยืนยันตัวตน เราจะเก็บรักษาบันทึกที่มีคำอธิบายของเอกสารใดๆที่เราใช้ในการตรวจสอบการยืนยันตัวตนของลูกค้า โดยระบุประเภทของเอกสาร หมายเลขประจำตัวใดๆที่มีอยู่ในเอกสาร สถานที่ออกเอกสาร วันที่ออกและวันหมดอายุ สำหรับการยืนยันที่ไม่ใช่เอกสาร เราจะเก็บเอกสารที่อธิบายวิธีการและผลลัพธ์ของมาตรการใดๆที่เราใช้เพื่อตรวจสอบการยืนยันตัวตนของลูกค้า เราจะเก็บรักษาบันทึกข้อมูลระบุตัวตนทั้งหมดเป็นเวลาห้าปีหลังจากบัญชีถูกปิด เราจะเก็บรักษาบันทึกเกี่ยวกับการยืนยันตัวตนของลูกค้าไว้เป็นเวลาห้าปีหลังจากจัดทำบันทึก
บริษัทมีหน้าที่รับรองว่าลูกค้าแต่ละรายได้ยื่นแบบสอบถามการทำความรู้จักกับลูกค้า (KYC) ที่ลงนามเรียบร้อยแล้ว (ต่อไปนี้เรียกว่า “แบบฟอร์ม KYC”)
บริษัทมีหน้าที่ให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้าอย่างเหมาะสมเพื่อให้แบบฟอร์ม KYC เสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง บริษัทจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทุกคนทราบถึงความสำคัญของการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม KYC ให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง เพื่อให้บริษัทสามารถให้บริการ ปกป้อง และส่งเสริมผลประโยชน์ของลูกค้าได้อย่างถูกต้อง
การทำความเข้าใจกับประสบการณ์การลงทุนของลูกค้ารวมถึงการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินที่ลูกค้าเคยดำเนินการในอดีต ประเภทและจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนความถี่ของการทำธุรกรรม
บริษัทจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเป้าหมายการลงทุนของลูกค้า รวมถึงระยะเวลาการลงทุนที่ตั้งใจไว้ (ระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว) และระดับการยอมรับความเสี่ยงของลูกค้า (ต่ำ ปานกลาง หรือสูง)
นอกจากนี้ การประเมินการถือครองสินทรัพย์ทางการเงินของลูกค้าจะต้องรวมไปถึงภาพรวมของพอร์ตการลงทุนของลูกค้า รายได้ของลูกค้า และสินทรัพย์หลักของลูกค้า (อสังหาริมทรัพย์ สินทรัพย์ทางการเงิน สินทรัพย์ที่มีมูลค่าสูง สินทรัพย์ที่สำคัญอื่นๆ) ค่าใช้จ่ายประจำเดือนและภาระผูกพันในการชำระหนี้ของลูกค้า
บริษัทจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความจำเป็นในการแจ้งให้บริษัททราบถึงการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดทางการเงินและเงื่อนไขของลูกค้าในอนาคต
พนักงานทุกคนมีหน้าที่รายงานข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงินตามขั้นตอนปฏิบัติเหล่านี้พนักงานถือว่ามีความผิดหากมีเหตุอันควรสงสัย/รู้เห็นเกี่ยวกับการฟอกเงินแต่ไม่ทำการรายงาน ดังนั้นหากคุณมีข้อสงสัยไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด:
(a) แจ้ง MLRO ด้วยวาจาทันทีและกรอกแบบฟอร์มการรายงานนี้ ตอนนี้คุณจะพ้นจากความรับผิดทางอาญาส่วนบุคคลแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของเจ้าหน้าที่กำกับดูแลและฝ่ายบริหารในส่วนที่เกี่ยวกับลูกค้าและธุรกรรมนั้นจนกว่าเรื่องจะยุติ;
(b) คุณไม่สามารถจัดการพอร์ตการลงทุนของลูกค้าต่อไปได้จนกว่าคุณจะได้รับอนุญาตจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล;
(c) เจ้าหน้าที่กำกับดูแลจะต้องตรวจสอบสถานการณ์ร่วมกับผู้บริหารระดับสูงโดยทันที;
(d) ไม่ว่าการประเมินจะสรุปผลว่ามีความน่าสงสัยจริงหรือไม่ กรณีที่ยังคงมีข้อสงสัย บริษัทจะต้องจัดทำรายงานที่เป็นความลับต่อเจ้าหน้าที่ ซึ่งจะกำหนดแนวทางการดำเนินการต่อไปให้กับบริษัท;
(e) คุณต้องไม่แจ้งลูกค้าหรือบุคคลอื่นใดทราบว่าคุณหรือบริษัทได้ทำรายงาน;
(f) หากคุณมีข้อสงสัย ให้ขอคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล
กรุณากรอกรายละเอียดต่อไปนี้ให้ครบถ้วน
6. ลูกค้าเป็นลูกค้าเดิมหรือไม่
8. ข้อสงสัยหรือข้อมูลที่ได้รับระหว่างขั้นตอนการยืนยันตัวตน:
(ก) ลูกค้าได้รับการแนะนำให้รู้จักกับเราได้อย่างไร?
(ข) การยืนยันตัวตนเสร็จสมบูรณ์หรือไม่?
(ค) การยืนยันตัวตนของลูกค้าเป็นไปด้วยความยากลำบากผิดปกติหรือไม่?
ถ้าใช่ กรุณาระบุ:
9. โปรดให้รายละเอียดในช่องด้านล่างเกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน กรุณาระบุเหตุผลที่คุณมีความสงสัยและข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้อง กรุณาแจ้งข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ประเด็นต่อไปนี้อาจเป็นประโยชน์:
(a) บทบาทของผู้ดูแลทรัพย์สิน (fiduciary) ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารพอร์ตการลงทุนนั้นปกติหรือไม่?
(b) มีการฝากเงินเข้าบัญชีโดยใช้เช็คของบุคคลที่สามโดยไม่มีความเกี่ยวข้องที่ชัดเจนกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นนักลงทุนหรือไม่?
(c) มีการชำระเงินเข้าบัญชีด้วยเช็คซึ่งมีชื่อของเจ้าของบัญชี ผู้ลงนามเช็ค และผู้สนใจลงทุนไม่ตรงกันใช่หรือไม่?
(d) สถานการณ์อื่นๆที่น่าสงสัย:
10. MLRO: โปรดเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนหรือลบล้างข้อสงสัย