Kebijakan AML

Dua fungsi, yaitu Kepatuhan dan Kepatuhan Anti-ML & TF, dijalankan oleh Pejabat Kepatuhan AML (MLRO). Pejabat Kepatuhan AML menjalankan fungsinya secara independen dari aktivitas dan layanan yang mereka pantau. Pejabat Kepatuhan AML melapor langsung kepada Dewan Direksi.

Fungsi Kepatuhan memiliki tanggung jawab berikut:

• Melaksanakan Tinjauan Internal secara berkala untuk memastikan bahwa persyaratan organisasi Perusahaan sesuai, efektif, komprehensif, dan proporsional dengan layanan dan kegiatan yang dijalankan Perusahaan.
• Mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan apabila ditemukan kekurangan dalam persyaratan organisasi Perusahaan.
• Memberikan saran dan bantuan kepada karyawan yang menjalankan layanan dan kegiatan agar mematuhi kewajiban Perusahaan yang bersumber dari peraturan perundang-undangan dan Direktif.
• Memastikan Peraturan Internal Perusahaan tersedia dalam bentuk elektronik agar dapat digunakan oleh seluruh karyawan, serta mendorong karyawan untuk membaca ulang Peraturan tersebut setidaknya dua kali setahun.
• Untuk memastikan bahwa ketentuan dalam Peraturan Internal dipatuhi dengan saksama oleh Perusahaan. Setelah terjadi perubahan signifikan pada peraturan perundang-undangan atau perubahan internal dalam organisasi, dan dalam jangka waktu yang wajar, Buku Pedoman Peraturan yang telah diperbarui akan dibagikan kepada karyawan agar mereka membacanya dan mengetahui setiap perubahan. Karyawan baru yang bergabung diwajibkan membaca Peraturan ini. Catatan disimpan untuk semua karyawan (termasuk karyawan kantor cabang) yang telah membaca dan memahami Peraturan Internal.
• Memberikan saran dan informasi kepada karyawan terkait tanggung jawab dan kewajiban mereka.
• Menyusun Laporan Kepatuhan tertulis setiap tahun yang menguraikan status langkah-langkah kepatuhan Perusahaan serta tindakan perbaikan yang telah diambil untuk mengatasi setiap kekurangan. Laporan ini harus disampaikan kepada Pejabat Kepatuhan AML dan Dewan.

Pejabat Kepatuhan AML memiliki kewenangan sebagai berikut:

• Pejabat Kepatuhan AML memiliki wewenang penuh untuk membuat keputusan akhir mengenai kelayakan calon pemegang akun trading untuk membuka akun, serta menentukan keabsahan setiap transaksi dan menahan pelaksanaan transaksi tersebut apabila menganggap tindakan demikian perlu.
• Pejabat Kepatuhan AML memiliki wewenang penuh untuk melaporkan setiap perilaku mencurigakan atau tidak patut kepada pihak berwenang, dengan atau tanpa persetujuan manajemen senior.

Tugas Pejabat Kepatuhan AML:

• Memantau Aktivitas Perusahaan

Petugas Kepatuhan AML wajib terus memantau aktivitas Perusahaan dan nasabahnya untuk mendeteksi indikasi pencucian uang, dengan meninjau catatan transaksi, laporan akun, laporan pengecualian, atau laporan dan dokumentasi lainnya guna mendeteksi aktivitas mencurigakan.

Pejabat Kepatuhan AML bertanggung jawab untuk bekerja sama dalam semua investigasi pencucian uang oleh regulator serta menyediakan seluruh dokumentasi dan informasi yang diminta kepada organisasi federal, negara bagian, dan organisasi pengaturan mandiri.

Menerima Laporan Aktivitas Mencurigakan

Pejabat Kepatuhan AML wajib menerima semua laporan dari staf mengenai aktivitas mencurigakan atau dugaan pelanggaran Program AML. Pejabat Kepatuhan AML wajib menerima semua laporan tersebut secara rahasia, baik dari supervisor departemen maupun langsung dari karyawan mana pun.

• Selidiki

Pejabat Kepatuhan AML wajib melakukan penyelidikan menyeluruh atas setiap dugaan perilaku mencurigakan yang dilaporkan. Proses penyelidikan, setiap data yang dikumpulkan sebagai hasilnya, serta keputusan akhir Pejabat Kepatuhan AML atas penyelidikan tersebut wajib didokumentasikan.

Perusahaan akan mengambil semua langkah yang wajar untuk memastikan bahwa akun tidak digunakan untuk menyimpan aset yang diperoleh sebagai hasil dari kegiatan kriminal apa pun, memfasilitasi dilakukannya kegiatan kriminal apa pun, atau tujuan apa pun yang bertentangan dengan Undang-Undang Pencegahan Pencucian Uang dan Peraturan yang berlaku. Untuk meminimalkan risiko pencucian uang, Perusahaan tidak akan menerima deposit tunai.

2.2.1 Penerapan Pendekatan Berbasis Risiko

Perusahaan akan menerapkan langkah-langkah dan prosedur yang sesuai dengan pendekatan berbasis risiko, dengan memusatkan upayanya pada area yang memiliki risiko Pencucian Uang & Pendanaan Terorisme lebih tinggi. Pendekatan berbasis risiko harus:

(a) Menyadari bahwa ancaman pencucian uang atau pendanaan terorisme berbeda-beda menurut nasabah, negara, layanan, dan instrumen keuangan;

(b) Memungkinkan dewan direksi membedakan nasabah Perusahaan dengan cara yang sesuai dengan risiko kegiatan usaha masing-masing;

(c) Memungkinkan dewan direksi menerapkan pendekatannya sendiri dalam merumuskan kebijakan, prosedur, dan pengendalian sebagai respons terhadap keadaan dan karakteristik tertentu;

(d) Membantu menghasilkan sistem yang lebih hemat biaya; dan

(e) Mendorong Perusahaan untuk memprioritaskan upaya dan tindakan dalam menanggapi kemungkinan terjadinya pencucian uang atau pendanaan terorisme melalui penggunaan layanan yang disediakan.

2.2.2 Kewajiban dalam menjalin hubungan bisnis

Perusahaan tidak boleh melakukan transaksi satu kali atau menjalin hubungan bisnis dalam menjalankan kegiatan keuangan terkait, kecuali:

(i) perusahaan telah menerapkan prosedur pencegahan pencucian uang, yang berarti:

• prosedur identifikasi
• prosedur pencatatan; dan pemantauan;
• mengenali transaksi mencurigakan;
• prosedur pelaporan internal serta prosedur pengendalian dan komunikasi internal lainnya yang mungkin sesuai untuk mengantisipasi dan mencegah pencucian uang.

(ii) memastikan bahwa karyawannya mengetahui kewajiban berdasarkan undang-undang dan prosedur Perusahaan; dan

(iii) memelihara prosedur pelatihan.

Untuk keperluan ini, transaksi satu kali adalah transaksi selain transaksi yang dilakukan dalam rangka hubungan bisnis yang telah terjalin.

Perusahaan tidak boleh menjalin hubungan usaha dengan pihak yang menggunakan nama atau alamat yang jelas-jelas fiktif, serta tidak boleh memelihara akun anonim.

Permintaan media – setiap permintaan pernyataan atau informasi dari media atau sumber lain harus ditujukan kepada MLRO untuk ditangani.

2.2.3 Prosedur identifikasi

Perusahaan harus memastikan sesegera mungkin secara wajar setelah kontak pertama dilakukan, dan dalam keadaan apa pun sebelum mentransfer atau membayarkan uang kepada pihak ketiga, bahwa bukti yang memadai telah diberikan atau langkah-langkah lain telah diambil untuk memperoleh bukti yang memadai mengenai identitas setiap nasabah atau pihak lawan transaksi (selanjutnya disebut “pemohon”). Jika nasabah tampak bertindak atas nama pihak lain, kewajiban identifikasi mencakup kewajiban memperoleh bukti yang cukup mengenai identitas pihak ketiga tersebut. Jika bukti yang memadai tidak diberikan, perusahaan tidak akan melanjutkan kegiatan bisnis apa pun dan akan mengakhiri setiap kesepahaman yang telah dicapai dengan nasabah. Jika terdapat pengetahuan atau kecurigaan mengenai pencucian uang, hal tersebut akan segera dilaporkan kepada MLRO sebagaimana diatur dalam prosedur ini.

Metode identifikasi

Perusahaan akan memastikan bahwa pihak yang berhubungan dengannya adalah orang perseorangan atau badan hukum, serta memperoleh bukti yang memadai untuk memastikan bahwa pemohon adalah orang atau organisasi tersebut. Jika Perusahaan mengandalkan pihak ketiga untuk mengidentifikasi atau mengonfirmasi identitas pemohon, tanggung jawab hukum secara keseluruhan untuk memastikan bahwa prosedur yang dijalankan dan bukti yang diperoleh sudah memadai tetap berada pada Perusahaan.

Karena tidak ada satu pun bentuk identifikasi yang dapat dijamin sepenuhnya keasliannya atau kebenaran identitas yang diwakilinya, proses identifikasi harus dilakukan secara kumulatif. Oleh karena itu, satu dokumen atau sumber data saja (kecuali basis data yang disusun dari sejumlah sumber data lain yang tepercaya) tidak boleh digunakan untuk memverifikasi nama sekaligus alamat tetap.

Perusahaan akan mengambil semua langkah yang diwajibkan sesuai dengan Undang-Undang dan Peraturan Pencegahan Pencucian Uang yang berlaku untuk memastikan identitas nasabah dan pemilik manfaatnya. Tanpa pengecualian, setiap calon nasabah baru harus diperkenalkan oleh nasabah yang sudah ada dan/atau telah memiliki hubungan dengan Perusahaan.

Berikut adalah contoh dokumen pendukung yang dapat diterima. Pastikan dokumen yang diserahkan merupakan dokumen asli atau salinan yang sesuai dengan aslinya dan telah disahkan oleh pengacara, notaris, atau perantara keuangan yang berwenang. Semua dokumen harus berasal dari sumber tepercaya dan sulit diubah atau diperoleh secara ilegal. Fotokopi semua dokumen identitas harus dibuat di kantor Perusahaan dan/atau di hadapan Direktur Eksekutif dan/atau MLRO dan/atau orang yang ditunjuk oleh Perusahaan.

Uji tuntas

Penting untuk mengumpulkan dan mencatat informasi yang mencakup kategori berikut:

• sumber dana;
• sumber kekayaan (deskripsi aktivitas ekonomi yang menghasilkan kekayaan bersih)Estimasi kekayaan bersih;
• referensi atau dokumentasi lain untuk menguatkan informasi mengenai reputasi, jika tersedia;
• tujuan akun trading dan sifat hubungan bisnis.

Pelanggan individu

Identitas harus diverifikasi hingga memenuhi kepuasan Perusahaan dengan merujuk pada dokumen identitas resmi atau bukti lain yang sesuai dengan keadaan, termasuk namun tidak terbatas pada: nama lengkap; tanggal dan tempat lahir; kewarganegaraan; status perkawinan; nama istri/suami, jika sudah menikah; nama orang tua; alamat lengkap, termasuk nomor telepon dan kode kota; nomor telepon dan email, tanda tangan, pekerjaan; informasi mengenai penghasilan dan kondisi keuangannya. Dokumen identitas harus masih berlaku pada saat pembukaan akun.

• Bukti identitas pemohon harus diperoleh dan disalin dalam bentuk:
• Dokumen berfoto: paspor atau kartu identitas nasional;
• nomor registrasi pajak penghasilan;
• Konfirmasi alamat.

Perusahaan juga harus memperoleh bukti terpisah mengenai alamat tempat tinggal tetap pemohon. Bukti ini harus berasal dari sumber terbaik yang tersedia. Untuk mengonfirmasi alamat, disarankan untuk melakukan satu atau beberapa langkah berikut:

Dokumen identitas yang tidak memuat foto atau tanda tangan dan mudah diperoleh (misalnya akta kelahiran dan SIM) tidak dapat diterima sebagai satu-satunya bukti identitas.

Pelanggan korporat

Jika perusahaan pemohon tercatat di bursa efek yang diakui atau disetujui, atau terdapat bukti independen yang menunjukkan bahwa pemohon merupakan anak perusahaan yang dimiliki sepenuhnya atau anak perusahaan yang berada di bawah kendali perusahaan tersebut, biasanya tidak diperlukan langkah verifikasi identitas tambahan di luar pemeriksaan komersial dan uji tuntas yang lazim.

Jika pemohonnya adalah perusahaan tertutup dan tidak satu pun direktur utama atau pemegang sahamnya memiliki akun dengan kami, dokumen berikut akan diperoleh dari sumber resmi atau sumber independen yang diakui:

• salinan akta pendirian/sertifikat perdagangan atau dokumen yang setara; bukti alamat terdaftar perusahaan; daftar pemegang saham dan direktur; sertifikat status perusahaan yang baik;
• mandat perusahaan yang telah mendapatkan otorisasi yang semestinya untuk menjalin hubungan bisnis;
• kutipan dari Daftar Perusahaan atau dokumen setara yang membuktikan pendaftaran tindakan korporasi dan perubahannya;
• nama dan alamat setidaknya dua penanda tangan berwenang dan direktur badan usaha;
• nama dan alamat pemilik manfaat dari badan usaha;
• Memorandum dan Anggaran Dasar atau dokumen setara yang telah dicatatkan secara sah pada registri yang berwenang;

deskripsi dan jenis usaha, termasuk:

• tanggal dimulainya kegiatan usaha;
• produk atau layanan yang disediakan;
• lokasi tempat usaha utama;
• laporan keuangan terbaru entitas korporasi (jika tersedia).

Perseroan wajib, sejauh dapat dilakukan, memperoleh daftar anggota atau daftar nama dan alamat pemegang saham yang memiliki kepentingan pengendali di perseroan. Jika diperlukan, Perseroan juga wajib memperoleh informasi yang diminta dari nasabah perorangan mengenai pemilik manfaat dari pemegang saham badan usaha yang diketahui memiliki sepuluh persen (10%) atau lebih dari saham yang telah diterbitkan oleh suatu perseroan.

Trust

Jika klien bertindak sebagai trustee, Perusahaan akan memastikan bahwa berdasarkan informasi dan dokumen yang diberikan oleh klien, Perusahaan memahami struktur Trust secara memadai untuk menentukan pihak yang menyediakan dana (misalnya settlor), pihak yang mengendalikan dana (misalnya trustee), serta orang atau entitas yang berwenang memberhentikan trustee. Trustee wajib memverifikasi identitas settlor atau siapa pun yang menambahkan aset ke dalam Trust sesuai dengan prosedur verifikasi identitas klien. Trustee juga wajib memahami tujuan dan sifat Trust serta identitas dana yang ditempatkan di dalamnya. Perusahaan akan membuat pertimbangan yang wajar mengenai perlunya uji tuntas lebih lanjut.

Pemilik manfaat

Uji tuntas harus dilakukan terhadap semua pemilik utama yang telah diidentifikasi sesuai dengan prinsip-prinsip berikut:

Orang perseorangan: jika pemohon adalah orang perseorangan, Perusahaan harus memastikan dengan jelas, berdasarkan informasi dan dokumen yang diberikan oleh klien, apakah klien bertindak untuk kepentingannya sendiri.

Badan hukum: apabila klien merupakan suatu perusahaan, seperti perusahaan investasi swasta, Perusahaan harus memahami struktur perusahaan tersebut berdasarkan informasi dan dokumen yang diberikan oleh klien, secukupnya untuk menentukan penyedia dana, pemilik utama saham, serta pihak yang memiliki kendali atas dana tersebut, misalnya direktur dan pihak yang berwenang memberikan arahan kepada direktur perusahaan. Terkait pemegang saham lainnya, Perusahaan akan membuat pertimbangan yang wajar mengenai perlunya uji tuntas lebih lanjut. Prinsip ini berlaku terlepas dari apakah modal saham tersebut berbentuk saham atas nama atau saham atas unjuk.

2.2.4 Negara berisiko tinggi

Perusahaan akan melakukan pemeriksaan yang lebih ketat terhadap klien dan pemilik manfaat yang berdomisili di negara-negara yang oleh sumber tepercaya dinilai memiliki standar anti pencucian uang yang tidak memadai atau berisiko tinggi terkait kejahatan dan korupsi, serta terhadap dana yang berasal dari negara-negara tersebut. Perusahaan akan menerapkan standar yang lebih ketat terhadap transaksi yang dilakukan oleh klien atau pemilik manfaat yang berdomisili di negara-negara tersebut.

Yurisdiksi offshore

Risiko yang terkait dengan entitas yang didirikan di yurisdiksi luar negeri tercakup dalam prosedur uji tuntas yang ditetapkan dalam pedoman ini. Namun, Perusahaan akan menerapkan standar yang lebih ketat terhadap transaksi yang dilakukan oleh klien atau pemilik manfaat yang berkedudukan di yurisdiksi tersebut.

Aktivitas Berisiko Tinggi

Klien dan pemilik manfaat yang sumber kekayaannya berasal dari aktivitas yang diketahui rentan terhadap pencucian uang akan menjalani pemeriksaan yang lebih ketat.

Pejabat publik

Individu yang memegang atau pernah memegang jabatan yang memiliki kepercayaan publik, seperti pejabat pemerintah, eksekutif senior perusahaan milik pemerintah, politikus, pejabat partai politik, dan lain-lain, beserta keluarga dan rekan dekatnya, akan menjalani pemeriksaan yang lebih ketat.

2.2.5 Tanggung jawab verifikasi

MLRO bertanggung jawab memverifikasi identitas setiap pemohon baru saat menerima klien baru. Prosedur verifikasi harus diselesaikan dan bukti identitas pemohon baru yang memadai harus diperoleh sebelum perjanjian nasabah dikirimkan kepada pemohon, kecuali dalam keadaan luar biasa (sebagaimana ditetapkan secara tertulis oleh Pejabat Kepatuhan).

2.2.6 Prosedur verifikasi

Proses verifikasi harus didokumentasikan dengan mencatat informasi yang relevan dalam Kuesioner Identifikasi Klien Perusahaan.

Jika terdapat keraguan mengenai informasi yang harus diperoleh untuk memverifikasi identitas pemohon, staf wajib segera meminta arahan dari MLRO sebelum memulai hubungan atau transaksi apa pun.

Persetujuan Pejabat Kepatuhan AML

Setelah diisi, Kuesioner Identifikasi Klien harus dilengkapi dan ditandatangani oleh karyawan atau orang yang ditunjuk oleh Perusahaan, lalu diserahkan kepada Petugas Kepatuhan untuk disimpan sebagai arsip. Untuk setiap pemohon, Petugas Kepatuhan juga harus membubuhkan tanda tangan pendamping pada formulir dan bertanggung jawab menentukan informasi tambahan, termasuk dokumen, yang diperlukan sebelum Perusahaan melakukan transaksi dengan pemohon tersebut.

2.2.8 Prosedur pencatatan

Perusahaan juga wajib menyimpan semua catatan selama sekurang-kurangnya 5 tahun sejak tanggal transaksi selesai. Catatan tersebut harus mencakup dokumen yang memverifikasi identitas pihak lawan transaksi serta catatan transaksi dengan atau untuk klien tersebut.

2.2.9 Pemantauan dan tinjauan berkala

Perusahaan akan membuat penilaian yang masuk akal tentang apa, jika ada, langkah uji tuntas lebih lanjut yang perlu diambil sehubungan dengan klien yang sudah ada, dan juga menerapkan sistem peninjauan berkala terhadap aktivitas akun pelanggan berikut ini:

• Klien berisiko rendah – setiap 22 bulan,
• Klien dengan tingkat risiko menengah – setiap 18 bulan
• Risiko tinggi – setiap 12 bulan.

Staf yang menangani transaksi yang mungkin melibatkan pencucian uang, atau yang bertanggung jawab secara manajerial atas penanganannya, akan diberi pemahaman mengenai:

• tanggung jawab mereka berdasarkan pengaturan anti pencucian uang Perusahaan, termasuk tanggung jawab untuk memperoleh bukti identitas yang memadai, mengenali dan melaporkan pengetahuan atau kecurigaan terhadap pencucian uang, serta memanfaatkan temuan terkait kekurangan material;
• identitas dan tanggung jawab MLRO;
• undang-undang dan peraturan terkait pencucian uang; dan
• potensi dampak terhadap Perusahaan, karyawan, dan kliennya dari setiap pelanggaran ketentuan antipencucian uang.

Seluruh anggota staf akan memiliki akses ke Undang-Undang dan setiap Pedoman yang relevan, serta akan menerima pelatihan berkala selain informasi yang diberikan dalam dokumen ini. Pelatihan tersebut diperkirakan mencakup seminar yang diselenggarakan oleh Petugas Kepatuhan. Mengingat seriusnya konsekuensi dari pelanggaran Undang-Undang dan Peraturan, karyawan harus memastikan bahwa mereka secara berkala memperbarui pemahaman tentang prosedur ini.

Catatan pelatihan antipencucian uang yang telah diberikan wajib disimpan dan harus mencantumkan tanggal, jenis pelatihan, serta nama penerimanya.

Seluruh staf memiliki kewajiban berdasarkan undang-undang dan peraturan untuk melaporkan informasi yang mereka ketahui apabila informasi tersebut menimbulkan pengetahuan atau kecurigaan, maupun alasan yang wajar untuk mengetahui atau mencurigai adanya pencucian uang. Dengan demikian, meskipun seorang staf tidak benar-benar mengetahui atau mencurigai adanya pencucian uang, tetapi secara wajar seharusnya mengetahui atau mencurigainya dan tidak melaporkannya, staf tersebut dapat melakukan tindak pidana. Oleh karena itu, pemantauan berkelanjutan terhadap transaksi mencurigakan harus dilakukan. Mengenal nasabah merupakan lini pertahanan terpenting Perusahaan untuk mencegah atau mendeteksi aktivitas pencucian uang. Perusahaan harus memverifikasi identitas pihak lawan transaksi yang baru dan memastikan bahwa mereka menjalankan kegiatan usaha yang sah serta menjunjung standar integritas dan praktik bisnis Perusahaan yang tinggi.

Pengetahuan terkait pencucian uang sebelumnya telah didefinisikan secara luas dan mencakup: dengan sengaja mengabaikan hal yang sudah jelas; dengan sengaja dan secara ceroboh tidak melakukan penyelidikan sebagaimana yang akan dilakukan oleh orang yang wajar dan jujur; serta mengetahui keadaan yang dapat menunjukkan fakta-fakta kepada orang yang jujur dan wajar tersebut atau mendorongnya untuk melakukan penyelidikan.

Kecurigaan dinilai secara subjektif, tetapi harus lebih dari sekadar spekulasi. Alasan yang wajar untuk mencurigai seseorang menerapkan uji objektif, bukan penilaian kecurigaan yang subjektif. Karena itu, hal ini dapat mencakup sikap sengaja menutup mata (yaitu mengabaikan hal yang sudah jelas), kelalaian (secara ceroboh tidak melakukan pemeriksaan yang memadai), serta kegagalan menilai secara memadai fakta dan informasi yang disampaikan atau tersedia. Perlu diperhatikan bahwa kecurigaan bergantung pada sifat hubungan dan transaksi serta keadaan khusus dalam setiap kasus.

Oleh karena itu, Perusahaan akan memastikan bahwa staf mengambil semua langkah yang wajar sesuai dengan keadaan untuk mengenal nasabah serta memahami alasan di balik transaksi atau instruksi tersebut. Perusahaan wajib menyimpan catatan laporan yang dibuat oleh stafnya dan laporan yang disampaikan kepada Otoritas Pengawas.

Transaksi mencurigakan sering kali merupakan transaksi yang tidak sesuai dengan kegiatan usaha sah nasabah yang telah diketahui. Untuk membantu menilai transaksi yang mencurigakan, pemahaman terhadap kegiatan usaha nasabah dan pencatatan yang memadai akan menjadi perhatian utama. Kegiatan usaha nasabah, kebutuhan nasabah, serta pencatatan yang memadai diperlukan untuk membantu penilaian. Semua staf bertanggung jawab untuk melaporkan setiap pengetahuan atau kecurigaan terkait pencucian uang.

Pertanyaan berikut dapat membantu menentukan apakah suatu transaksi mencurigakan:

• Apakah hal ini tidak sesuai dengan aktivitas klien yang diketahui?
• Apakah ukuran transaksi tersebut sesuai dengan biasanya?
• Apakah terdapat transaksi lain yang terkait dengan transaksi yang dimaksud, yang diketahui oleh Perusahaan dan mungkin dirancang untuk menyamarkan dana serta mengalihkannya ke bentuk lain, tujuan lain, atau penerima manfaat lain?
• Apakah transaksi tersebut wajar bagi klien?
• Apakah pola transaksi Klien berubah?
• Apakah klien memiliki alasan untuk berbisnis di negara yang bersangkutan?
• Apakah metode pembayaran yang diajukan klien tidak biasa?

Sekecil apa pun kecurigaan terkait pencucian uang harus segera dibahas dengan MLRO. Manual ini dilengkapi formulir internal untuk melaporkan dugaan atau pengetahuan tentang pencucian uang.

Langkah-langkah juga perlu diambil untuk memantau akun yang dikelola atas nama nasabah yang memegang jabatan publik yang membutuhkan kepercayaan, seperti pejabat pemerintah dan politisi, serta akun lain yang diketahui memiliki keterkaitan.

Pelaporan atas kecurigaan dapat dijadikan pembelaan terhadap tuntutan pelanggaran kerahasiaan. Namun, setiap pernyataan kepada pers atau publikasi lainnya harus disampaikan melalui MLRO atau wakilnya. Laporan yang dibuat dengan iktikad baik akan membebaskan pihak-pihak yang terlibat dari tanggung jawab pidana, perdata, atau administratif. Kerahasiaan selama penyelidikan berlangsung sangatlah penting. Karyawan juga diingatkan bahwa tindakan “tipping-off” merupakan pelanggaran.

Karyawan wajib melaporkan kepada MLRO setiap kecurigaan terkait pencucian uang.

Dugaan tersebut harus didokumentasikan secara lengkap, termasuk nama dan lokasi karyawan pelapor, informasi lengkap mengenai klien, serta uraian informasi yang menimbulkan dugaan tersebut.

Semua penyelidikan internal terkait laporan tersebut, serta alasan untuk mengajukan atau tidak mengajukan laporan, juga harus didokumentasikan.

MLRO harus mengingatkan karyawan yang membuat laporan agar tidak memberi tahu pihak yang menjadi subjek kecurigaan yang dilaporkan (“tipping off”), serta bahwa informasi mengenai laporan tersebut tidak boleh diungkapkan kepada pihak ketiga mana pun.

Kewajiban pelaporan juga mencakup situasi ketika hubungan bisnis atau transaksi tidak berlanjut karena keadaan seputar permohonan atau usulan tersebut menimbulkan kecurigaan akan adanya pencucian uang.

Kami akan mendokumentasikan proses verifikasi, termasuk seluruh informasi identitas yang diberikan oleh nasabah, metode yang digunakan dan hasil verifikasi, serta penyelesaian setiap ketidaksesuaian dalam informasi identitas tersebut. Kami akan menyimpan catatan yang memuat deskripsi setiap dokumen yang kami gunakan untuk memverifikasi identitas nasabah, dengan mencantumkan jenis dokumen, nomor identifikasi yang tertera pada dokumen, tempat penerbitan, tanggal penerbitan, dan tanggal kedaluwarsa. Untuk verifikasi tanpa dokumen, kami akan menyimpan dokumen yang menjelaskan metode dan hasil dari setiap langkah yang kami lakukan untuk memverifikasi identitas nasabah. Kami akan menyimpan catatan seluruh informasi identitas selama lima tahun setelah akun trading ditutup. Kami akan menyimpan catatan verifikasi identitas nasabah selama lima tahun sejak catatan tersebut dibuat.

Perusahaan wajib memastikan bahwa setiap Klien telah mengirimkan Kuesioner Kenali Klien Anda (selanjutnya disebut “KYC”) yang telah ditandatangani dengan benar.

Perusahaan wajib memberikan bantuan yang sesuai kepada Klien agar Klien dapat mengisi KYC dengan benar. Perusahaan harus memberi tahu semua Klien tentang pentingnya mengisi KYC secara akurat, sehingga Perusahaan dapat memberikan layanan, perlindungan, dan dukungan yang tepat bagi kepentingan Klien.

Memahami pengalaman Klien dalam berinvestasi mencakup pengumpulan informasi tentang transaksi instrumen keuangan yang pernah dilakukan Klien, jenis dan jumlah instrumen yang terlibat, serta frekuensi transaksi tersebut.

Terkait sasaran investasi Klien, Perusahaan harus memperoleh informasi terutama mengenai jangka waktu investasi yang direncanakan (jangka pendek, menengah, atau panjang) serta toleransi risiko Klien (rendah, sedang, atau tinggi).

Selain itu, evaluasi kepemilikan keuangan Klien harus mencakup gambaran yang lebih luas mengenai portofolio aset Klien, termasuk pendapatan Klien, aset utama Klien (real estat, aset keuangan, barang berharga, dan aset penting lainnya), pengeluaran bulanan Klien, serta kewajiban utangnya.

Perusahaan wajib menyampaikan kepada Klien bahwa Klien perlu menginformasikan kepada Perusahaan jika di kemudian hari terjadi perubahan pada data diri dan kondisi keuangannya.

Terdapat kewajiban bagi seluruh staf untuk melaporkan pengetahuan atau dugaan pencucian uang sesuai dengan prosedur ini. Seorang karyawan melakukan pelanggaran jika terdapat alasan yang masuk akal atas kecurigaan/pengetahuannya mengenai pencucian uang dan ia tidak melaporkannya. Oleh karena itu, jika Anda memiliki kecurigaan, sekecil apa pun:

(a) Segera beri tahu MLRO secara lisan dan lengkapi formulir pelaporan ini. Anda kini dibebaskan dari tanggung jawab pidana pribadi. Namun, Anda harus mematuhi arahan dari Compliance Officer dan manajemen terkait nasabah dan transaksi tersebut hingga masalah ini diselesaikan;

(b) Anda tidak boleh melanjutkan pengelolaan portofolio nasabah sampai mendapat persetujuan dari Pejabat Kepatuhan;

(c) Pejabat Kepatuhan wajib segera meninjau situasi tersebut bersama manajemen senior;

(d) Peninjauan akan menguatkan atau menepis kecurigaan tersebut. Jika kecurigaan itu terbukti, Perusahaan akan menyampaikan laporan rahasia kepada pihak berwenang, yang akan memberikan arahan kepada Perusahaan mengenai langkah selanjutnya;

(e) Anda dilarang memberi tahu klien atau orang lain bahwa Anda atau Perusahaan telah membuat laporan;

(f) Jika ragu, mintalah bimbingan dari Pejabat Kepatuhan.

HARAP LENGKAPI BAGIAN BERIKUT

1. Nama pelanggan:
2. Negara pendirian/asal:
3. Jenis nasabah (harap garis bawahi jenis yang sesuai):
4. Kemitraan Korporasi
5. Nama kontak:

• Posisi:
• Detail kontak:
• Telepon:
• Faksimile:

6. Apakah pelanggan tersebut sudah menjadi pelanggan

• Ya
• Tidak — harap berikan semua informasi identitas yang tersedia

8. Kecurigaan yang timbul atau informasi yang diperoleh selama proses identifikasi:

(a) Bagaimana pelanggan diperkenalkan kepada kami?

(b) Apakah verifikasi identitas sudah selesai?

(c) Apakah proses verifikasi identitas nasabah mengalami kesulitan yang tidak biasa?

Jika ya, harap sebutkan:

9. Mohon jelaskan di ruang di bawah ini pengetahuan atau kecurigaan Anda mengenai pencucian uang, alasan Anda merasa curiga, serta informasi relevan lainnya. Mohon berikan informasi selengkap mungkin. Hal-hal berikut dapat membantu:

(a) Apakah peran setiap pihak fidusia yang terlibat dalam pengelolaan portofolio sudah lazim?

(b) Apakah dana disetorkan ke akun melalui cek pihak ketiga yang tampaknya tidak memiliki hubungan dengan calon investor?

(c) Apakah pembayaran dilakukan dengan cek ke dalam akun ketika pemegang akun, penanda tangan, dan calon investor merupakan pihak yang berbeda?

(d) Keadaan mencurigakan lainnya:

10. MLRO: mohon tambahkan informasi relevan lainnya untuk mendukung atau menyangkal kecurigaan tersebut.